Stephan Schillerwein: Intranet muss Geschäftsprozessprobleme lösen

Im Rahmen der Vorbereitung zum i2 SUMMIT haben wir heute eine virtuelle Frage-Session auf Twitter mit Stephan Schillerwein (@IntranetMatters), Research-Direktor bei Infocentric Research und in dieser Funktion langjähriger Veranstaltungspartner unser Intranet-Veranstaltungen in Deutschland und der Schweiz. Ohne zu übertreiben kann doch festgestellt werden, dass Stephan zu den führenden Intranet-Experten im deutschen Sprachraum zählt und einen exzellenten Überblick über die Entwicklungen der Intranet-Konzepte im DACH-Raum und natürlich insbesondere in der Schweiz besitzt.

Während wir beim i2 SUMMIT – insbesondere mit der Keynote-Session mit Lee Bryant – in die Zukunft eines veränderten Content-Management-Ansatzes schauen, wollten wir im Interview mit Stephan eine Einschätzung des Status-Quo der Intranet-Projekte diskutieren.

Wo stehen die Intranet-Konzepte?

Auf die Frage, wie das klassische Intranet-Konzept in der Schweiz aussieht, antwortete Stephan Schillerwein eher ernüchtern: “Als klassisch würde ich ein low-value Intranet mit (Top-down) Kommunikation, Informationsverteilung und etwas ‘Self-Service’ bezeichnen.” Unter “low-value”-Intranet versteht er dabei vor allem Intranets, die durchaus schön aufbereitet sind, aber überwiegend administrative Informationen beinhalten. Dieses hat zwar einen Wert für den einzelnen Mitarbeiter, aber wenig Mehrwert für die Geschäftsaktivität. Mit dem Verweis auf die “Top-Down-Kommunikation” stellt Stephan auch heraus, dass das Intranet immer noch als Kanal für die interne
Kommunikation verstanden wird und nicht als “Raum” für den Austausch zwischen Mitarbeitern auf Augenhöhe (soziale Many-to-Many-Kommunikation).

Stephan stellt fest, dass in der Masse das klassische Konzept noch vorherrscht, der Trend aber klar in Richtung “erweitertes Intranet” geht – wenn auch seiner Meinung nach zu langsam. Dabei sind seiner Meinung nach die Grossunternehmen die “Innovationsführer”, aber er kennt auch innovative “Kleinere”. Das “erweiterte Konzept” sieht er vor allem in einem deutlichen “arbeitsbezug” – sprich einer Ausrichtung an den Geschäftsprozessen und konkrete Unterstützung dieser mit bestimmten Funktionen. Das kann dabei sowohl eine Wiki-Erweiterung z.B. zur digitalen Projektdokumentation aber auch eine Projektportfolio-Applikation sein.

Auf die Frage des #i2chat-Teilnehmers Nathanael Hofer bzgl. der Etablierung von Tagging und Linked-Data-Konzepten (semantischen Konzepten) im Intranet antwortete Stephan, dass die soziale Verschlagwortung hier und dort als Feature einzugefunden hat, die Verankerung in einem ganzheitlichen Konzept sei ihm aber in der Schweiz noch nicht wirklich untergekommen.

Wie weit ist das Intranet-Management?

Stephan Schillerwein sieht das Management der Intranet-Projekte in der Regel schon zielorientiert. Auf die Frage, ob die Schweizer Intranets eher strategisch oder adhoc koordiniert werden, antwortete er, dass die Durchführung der Managementaufgabe nicht einer strategischen Vorausplanung bedarf, sondern einer strategischen Zielsetzung – unter der flexibel und durchaus auch mal “adhoc” agiert werden kann.

Offengeblieben ist in der Diskussion wie das organisatorische Verständnis des Intranet-Management sich entwickelt. Die generellen Entwicklungen der Intranet-Projekte zeigen hier, dass mit dem Übergang zum “erweiterten Konzept” eine Rollenveränderung des Intranet-Management einhergeht. Während “klassisch” das Intranet-Management die Prozesskoordination des Content-Erstellungsprozesses (durch zentrale oder dezentrale Ressourcen) beinhaltete, wird der Intranet-Manager insbesondere im “sozial” erweiterten Intranet zum Community- und Engagement-Manager, der Mitarbeiter zur Teilnahme motiviert und heranführt. Das Thema “Intranet-Governance” erhält in diesem Fall eine ganz neue Bedeutung – denn es geht nicht mehr um die Governance der inhaltliche Formalien, sondern verstärkt um die Governance des digital-sozialen Verhaltens (Stichwort: Social Media Guidelines etc).

Wo stehen nun genau beim Thema “Social Intranet” in der Schweiz?

Als “Social Intranet” werden ja vor allem solche Konzepte verstanden, die um soziale Funktionalitäten ergänzt sind. Dies können Basisfunktionen wie Kommentar-, Bewertungs- und Verschlagwortungsmöglichkeiten sein oder gar spezifische soziale Anwendungskonzepte wie Blogs, Wikis, Statusmeldungs-Services oder Kollaborationsplattformen.

Auf die Frage, wo die Schweizer Unternehmen auf dem Weg zum “Social Intranet” (sprich Intranet 2.0) stehen, stufte Stephan Schillerwein die Konzepte eher bei 1.3 als bei 2.0 ein. Aber er fügte auch da noch einmal hinzu, dass die “soziale” Erweiterung nicht unbedingt für jedes Unternehmen Sinn macht. Vielmehr proklamiert er das Aufsetzen des “Digital Workplace” (siehe hierzu auch sein Research-Paper unter http://t.co/rxtmqV0i), dessen Zielsetzung einmal mehr in der bereits angeführten “Arbeitsunterstützung” liegt.

Was sind die Handlungsempfehlungen für das Intranet-Projekt?

Auf die abschliessende Frage nach einer generellen Empfehlung für den Schweizer Intranet-Projektverantwortlichen führte Stephan Schillerwein einmal mehr die Wichtigkeit der Ausrichtung der Intranet-Entwicklung an der Lösung von allgemeinen Prozessproblemen des Unternehmens an. Statt Entwicklungen aufgrund von aktuellen Technologie- und Konzepttrends durchzuführen, sollten der Projektverantwortliche sich fragen, wie das Intranet “Zeitverschwendung, Ineffizienzen und Qualitätsprobleme” lösen kann. Das sei “zunächst schwieriger, benötigt Standing und langen Atem – aber es zahlt sich aus”. Denn mit der Lösung sei “der Intranet-Manager plötzlich ‘Wer’ im Unternehmen [und] sein ‘Baby’ [bekommt] eine echte Bedeutung”.

********

Mit diesen Schlusswort war auch die angesetzte Zeit für das interaktive Twitter-Interview rum und gerne möchte ich mich an dieser Stelle auch noch einmal bei Stephan Schillerwein bedanken. Beim i2 SUMMIT werden wir die Diskussion sicherlich noch einmal aufgreifen und in der Diskussion zur Keynote von Lee Bryant von Headshift vertiefen.

In diesem Sinne darf ich an dieser Stelle noch einmal auf den morgen auslaufenden Frühbucher-Preis verweisen und zu einer schnellen Reservierung aufrufen.

Transkript of #i2chat: http://t.co/I2zbnGyH