Ist der Digital Workplace der soziale Relaunch des Mitarbeiterportals?

Immer neue Begrifflichkeiten machen es den Projektverantwortlichen nicht leicht, ein eindeutiges und klares Verständnis von der Zukunft der Konzepte im Bereich Intranet-, Kollaborations- und Wissens-Management zu behalten. Die derzeitige “Sau”, die nach “Enterprise 2.0” und “Social Business” durch das “Dorf getrieben wird”, nennt sich “Digital Workplace”. Je nachdem aus welchen Blickwinkel der jeweilige Autor auf das Thema schaut, werden für “Digital Workplace” auch die Synonyme “Social Workplace”, “Social Intranet” oder “Social Enterprise Portal” genutzt.

Gemeinhin wird unter dem “Digital Workplace” das zentrale Anwendungssystem für den Mitarbeiter verstanden, in dessen Mittelpunkt die Kollaborationsunterstützung und der Informations- und Wissensaustausch steht. Wo ist aber nun der Unterschied zum “strategischen Intranet-Konzept”, dass auch schon die Zusammenarbeit durch eine verteilt organisierte Dokumentation der Unternehmensaktivitäten realisieren wollte.

Allzuoft wird mir in Beiträgen, die “neue” “Super-Dupi-Lösung” mit dem Zustand von gar keinem oder schlechten Konzepten verglichen – ohne dabei auf eine klare Abgrenzung der verschiedenen Konzepte einzugehen. Daher habe ich einmal versucht, mein Verständnis von der Abgrenzung der Begriffe in ein kleines Schaubild zu fassen und freue mich auf eine Diskussion zu diesem Ansatz:

In diesem Kontext unterscheide ich folgende zehn Lösungskonzepte mit folgenden Merkmalen:

  • Intranet 0.9: Das “Intranet 0.9” steht für mich für das redaktionell betreute Intranet der Kommunikationsabteilung. Es kennzeichnet sich durch ein vom Unternehmen festgelegt Informationsangebot – sprich z.B. den allseits beliebten Kantinenplan, das Mission Statement und die zentral gepfegten Unternehmens-, Bereichs- und Produktinformationen bis hin zur Publikation von Unternehmens-News, die von der Kommunikationsverantwortlichen als wichtig und relevant erachtet werden. Eine gute Umsetzung dieses Ansatzes setzt auf eine starke Nutzer-Orientierung – sprich die Informationsarchitektur und -struktur ist auf die Informationsbedürfnisse des Nutzers abgestimmt.
  • Strategisches Intranet: Das “strategische Intranet” sieht eine Ausweitung der Autorenschaft vor – um dem Problem zu begegnen, dass die Kommunikationsabteilung gar nicht den Aktualitäts- und Detailansprüchen der Mitarbeiter in den Zeit- und Aufwandsgrenzen nachkommen kann. Sprich es werden ausgewählte Mitarbeiter für die Autorenschaft ausgebildet, die in die zentrale Plattform unternehmensrelevante Informationen publizieren. Was relevant ist, ist Teil der definierten Unternehmensrichtlinien für das Intranet. In der Regel umfasst dies dann Informationen, die Prozesse erklären und dokumentieren. Gute Realisationen schaffen es hier über eine entsprechende Befähigung und Motivation der Autorenschaft relevante Informationen in einer relevanten Struktur bereitzustellen. Ferner bieten diese Umsetzungen personalisierte Zugänge zu den Informationen und zur Struktur – sprich je nachdem aus welchem Unternehmensbereich der Mitarbeiter kommt, sieht das Intranet unterschiedlich aus. Die Entscheidung darüber, wer was zu sehen hat und sehen kann, kennzeichnet sich weiterhin durch einen Top-Down-Ansatz. In Teilen besitzt das “strategische Intranet” auch schon Prozessapplikationen wie z.B. die Applikation für die Buchung von Unternehmensressourcen (Facilities, Fuhrpark etc), die als feste Applikation im Intranet integriert sind.
  • Web-basierte Prozessanwendungen: Die “web-basierten Prozessanwendungen” bieten Web-Oberflächen zu Prozesssystemen, wie dem “Enterprise Ressource Planning” (ERP), “Dokumenten-Management” (DMS) oder anderen Systemen. Heutzutage bieten alle “guten” Prozessanwendungen einen interaktive Web-basierte Oberfläche, die es den authentifizierten Mitarbeitern erlaubt unabhängig von installierten Anwendungen von überall auf die Informationen und Prozessanwendungen zu zugreifen und die Prozesse durchzuführen.
  • Mitarbeiterportal: Das Mitarbeiterportal integriert nun das strategische Intranet mit Prozess-Anwendungen unter einer Anwendungsoberfläche und bietet damit einen zentralen Zugang für die Erledigung von Unternehmensprozessen und die relevanten Informationen für diese Handlung.
  • Social Messaging: Das “Social Messaging-System” löst sich nun von dem klassischen Top-Down-Informationsparadigma und bringt die zentrale Idee der “sozialen Systeme” zum direkten Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitern zum Leben. Im “einfachen” Ansatz bietet die Lösung das unternehmensinterne “Twitter”-System, in das Mitarbeiter aktuelle Fragen und Feststellungen zu ihrer Arbeit publizieren können. Im besten Fall der Adoption dieses Systems durch die Mitarbeiter bietet die Lösung nun eine Transparenz über die Aktivitäten der Mitarbeiter, ihre Probleme und die Entwicklung des Unternehmens. Da diese Informationen digital festgehalten sind, sind sie durchsuchbar und auffindbar – unabhängig von Raum, Zeit und Person, was den Unterschied zum gesprochenen Wort macht. In einer “fortgeschrittenen” Umsetzung umfasst das System nicht nur Nutzereingaben, sondern auch System-Eingaben aus Prozesssystemen, die dokumentieren, was der Nutzer in Prozesssystemen macht – sprich z.B. einen neuen Kundenkontakt in meiner Vertriebsregion anlegt etc. Über die Möglichkeit des “Folgens” von Aktivitäten und Nachrichten spezifischer Nutzer bieten diese Systeme schon eine erste Vernetzung, die im Konzept weniger auf persönlichen Bekanntschaften oder Organisationszugehörigkeiten basiert, sondern auf Interessen und Informationsrelevanz für die eigenen Aufgaben.
  • Social Networking: Die “Social Network-Lösung” ergänzt den indirekten Vernetzungsansatz der “Social Messaging Lösungen” durch eine direkte Vernetzungsmöglichkeit. Sprich über direkte 1:1-Beziehungen können Nutzer in den Systemen ihre Bekanntschaft offenlegen. “Gute” Umsetzungen bringen zudem die Möglichkeit, dass direkte Beziehungen zu anderen Nutzern aus Organsiationsstrukturen übernommen werden können. In der Regel haben die “Social Networking-Lösungen das “Social Messaging” als Kernfunktion integriert.
  • Wiki: Im Unterschied zum “Social Messaging”-Ansatz des Festhaltens der “flüchtigen” Information zielt die Wiki-Lösung auf die Dokumentation “langfristig” relevanter Informationen ab. In der Regel sind diese Informationen sehr stark Prozess-bezogen und Prozess-unterstützend – aber es gibt natürlich auch die Wikis zu administrativen Informationen. Als “soziales” Lösungskonzept liegt die Autorenschaft per se bei jedem Mitarbeiter – sprich das System ist offen und jeder Mitarbeiter kann Informationen ergänzen, ändern oder verbessern. Für mich stellt das Wiki die zentrale soziale “Wissensmanagement-Lösung” dar – wissend, dass Wissensmanagement aber auch immer nur zu einem geringen Teil aus der Lösungs-basierten Wissensdokumentation besteht.
  • Enterprise 2.0: Die “Enterprise 2.0”-Lösung im klassischen Sinne bringt die “sozialen” Anwendungskonzepte für den Informationsaustausch, die Vernetzung und die Wissensdokumentation in einer Lösung. Im Kern fokussiert dieser klassische Ansatz auf der Mitarbeiter-zu-Mitarbeiter-Interaktion. Sprich per se gibt es keine Top-Down-Informationsmöglichkeit – hierfür braucht es dann schon eine vordefinierte Vernetzung jedes Nutzers mit den Nutzer-Entities der Unternehmenskommunikation. Und auch dann sind die abgesetzten Informationen der Nutzer aus der Kommunikationsabteilungen nur eine Information unter anderen.
  • Social Intranet: Die Eingrenzung der Begrifflichkeit des “Social Intranet” ist sicherlich streitbar, dennoch soll es in diesem Kontext auf die Zusammenführung des klassischen Redaktions-orientierten Ansatzes mit dem “Social Networking”-Ansatz beschränkt werden. Hier bieten sich nun Mitarbeiter-zu-Mitarbeiter-Kommunikationsmöglichkeiten unter einer Anwendungsoberfläche mit dem redaktionellen Top-Down-Informationsteil. In “guten” Umsetzungen nehmen die “sozialen” Teile – sprich die Messaging-Wall – den zentralen Teil der Anwendung ein. Die redaktionellen Inhalte sind aber über eine Benutzer-orientierte Navigationsumbegung in diesen Kontext direkt zugänglich.
  • Digital Workplace: Den “Digital Workplace” sehe ich in dieser Abgrenzung dann als “Königs”-Konzept, der sowohl Informations- als auch Prozessunterstützungs-Ansätze unter einer Anwendung integriert und Top-Down-Strukturen mit Mitarbeiter-zu-Mitarbeiter-Interaktionsansätzen vermischt. Dabei muss die Anwendung nicht aus einem “Anbieter”-Guss sein, sondern kann IMHO auch als integriertes Konzept verstanden werden. Letztendlich stellt der “Digital Workplace” aber als einheitliche Anwendungsumgebung für Top-Down- und soziale Konzepte für den Nutzer dar. Um die Titelfrage dieses Beitrages zu beantworten, würde ich sagen, dass der “Digital Workplace” das um soziale Anwendung erweiterte Mitarbeiterportal ist – aber natürlich mit einer stärkeren Schwerpunktbildung beim sozialen Teil.

Wie schon angedeutet, ist die vorliegende Betitelung der Begrifflichkeiten sicherlich eine Auslegungssache – die Abgrenzung der Anwendungskonzepte ist allerdings nicht. Es gibt diese unterschiedlichen Ansätze und sie machen auch alle für unterschiedliche Anforderungen Sinn. Ich glaube nicht, dass jedes Unternehmen zum “Digital Workplace” streben wird, aber wenn das Unternehmen einen Wachstumspfad von einer einfachen Unternehmensstruktur zu einer komplexen, örtlich und zeitlich verteilten Organisation entwickelt, die zudem auf das sich ständig verändernde Wissen der Mitarbeiter in seiner Entwicklung angewiesen ist, dann wird es sicherlich über die Zeit hinweg unterschiedliche Ausprägungen dieses Konzeptpfades im Unternehmen umsetzen.

Freue mich über Feedback und Diskussionen zu dieser Abgrenzung. Zudem suche ich derzeit noch Fallbeispiel-Vorträge zu den verschiedenen Konzeptansätzen für das finale Programm des IOM SUMMIT und freue mich über weitere Vorschläge über unser CfP-Formular.


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