Intranet 2013 – auf dem Weg zum Digital Workplace

Dieser Beitrag entstammt aus der Konferenzbroschüre zum IOM SUMMIT 2013.

Die Unterstützung der Mitarbeiter mit der Bereitstellung von relevanten Informationen für eine bessere Erledigung und Unterstützung ihrer Aufgaben ist seit jeher das Ziel von Intranet-, Mitarbeiterportal- und Kollaborationslösungsansätzen. Dennoch kranken viele Lösungsansätze heute genau an der Erfüllung dieser Zielsetzung. Oftmals werden die wirklich wichtigen Informationen immer noch in der Kaffeeküchen und Raucherecken der Unternehmen ausgetauscht. Die Ausnahmen stellen solche Projekte dar, bei denen kontinuierliche Anstrengungen unternommen werden, um die relevanten Informationen aus allen Teilen des Unternehmens zusammenzutragen.

Dennoch fehlt es auch bei diesen Projekten oftmals an Aktualität und Relevanz – denn was den einzelnen Kollegen aktuell bewegt, umtreibt und wo er oder sie eventuell aktuelle Probleme und Fragestellungen in der Umsetzung seiner Aufgabe hat, wird nicht zum Teil gar nicht erfasst und gar zeitnah beantwortet. Genau hier setzen die sozialen Lösungskonzepte an und stellen sich nun schon seit ein paar Jahren als neue Heilsbringer dar. Allerdings unterliegen diese Ansätze auch einem neuen Paradigma, welches ein Umdenken bei den Projekten bedarf.

Getting Social als Neuausrichtung für das Informations- und Kollaborationswesen!

Im Kern geht bei den sozialen Lösungsansätzen um die Ergänzungen von direkten Nutzerinteraktionsmöglichkeiten – sprich die Umsetzung des „Kollegengespräches“ in die digitale Welt. Die sozial erweiterten Umgebungen sollen einen digitalen Ort darstellen, wo sich Mitarbeiter losgelöst von Raum und Zeit mit anderen Nutzern austauschen können. Sie funktionieren allerdings auch nur, wenn sowohl Mitarbeiter das System aktiv nutzen. Der Erfolg der Lösungen ist damit direkt mit der Akzeptanz und Annahme der Interaktionsmöglichkeit verbunden.

Im Gegensatz zum klassischen Informations- und Kollaborationswesen liegt daher die Herausforderung bei diesen Projekten nicht in der Bereitstellung eines ansprechenden „Angebotes“ – sprich der Bereitstellung der Plattform-, sondern in der Schaffung von Rahmenbedingungen, die Mitarbeiter zur Teinahme motivieren und animieren. „Getting Social“ ist damit immer mehr als nur eine Technologiefrage, sondern in vielerlei Sicht ein Veränderungsmanagement – der Einstellung des Einzelnen und der Gepflogenheiten der Organisation zum Umgang mit Informationen.

Die Projekte der ersten Generation in diesem Themenfeld haben bereits einige wichtige Erfahrungswerte hervorgebracht, die allerdings von vielen neuen Projekten immer noch nicht vollständig berücksichtigt werden:

  • Die Mehrzahl der Nutzer wird auch im Rahmen eines sozialen Lösungskonzeptes weiterhin als „passive Konsumenten“ der Information im Hintergrund bleiben. Die Hürden zur aktiven Teilnahme sollten allerdings so niedrig wie möglich gemacht und immer wieder weiter durchbrochen und reduziert werden.
  • Für eine schnelle Initiierung eines Grundrauschens auf der sozialen Plattform braucht es eine Gruppe von Personen, die persönlich kein Problem mit einem offenen Umgang von Informationen und Wissen haben, aber durchaus aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen und -ebenen kommen. Dies sichert eine schnelle Nutzwertgenerierung mit ausreichend unterschiedlichen Anknüpfungspunkten für passive Nutzer.
  • Die Kompetenz für das richtige Interaktionsverhalten – sowohl in persönlicher als auch betrieblicher Sicht – muss erlernt werden. Dies muss zum einen Teil aktiv durch Coaching- und Mentoring-Angebote gefördert und zum Anderen teil, das Ergebnis eines sozialen Lernprozesses sein, bei dem Führungskräfte als gute Rollenvorbilder vorangehen müssen.
  • Es braucht ein Verständnis und eine Akzeptanz dafür, dass mit der richtigen Nutzung der Plattformen und dem damit einhergehenden offeneren Formen des Informations- und Wissensaustausche sowie der Zusammenarbeit eventuell Ansprüche an eine Veränderung der kulturellen Rahmenbedingungen des Unternehmens einhergehen. Diese sind nachgelagert, entstehen automatisch und führen aber bei Nicht-Akzeptanz und Unterdrückung zu einer Minderung der Teilnahmemotivation.
  • Sowohl die Herausforderung des sozialen Lernens als auch die impliziten Organisationsveränderungsansprüche brauchen eine Unterstützung durch die Geschäftsführung, da es weitreichende Konsequenzen hat und in dem nachgelagerten Schritt auch ein neues Verständnis von Führung und Management benötigt.
Social Workplace als Vorstufe zum Digital Workplace

Der „Social Workplace“ als Bezeichnung für eine durch soziale Interaktionsmöglichkeiten erweiterte Arbeitsumgebung darf aber nur eine Vorstufe zu einer integrierten Sichtweise auf das Thema sein. Die sozialen Technologien müssen als digital-soziale Interaktionsschicht zum betrieblichen Informations- und Kollaborationswesen fungieren und Teil eines „Digital Workplace“ werden.

Denn sowohl die Ansprüche der Arbeitnehmer als auch die Anforderungen des globalen Wettbewerbs erfordern eine hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der Unternehmen und ihrer Organisationen. Dies führt zu neuen Anforderungen für die Organisation der Arbeit, die damit einhergehend auch in vielerlei Sicht flexibler werden muss. „Bring-Your-Own-Device“ und Mobilität sind dabei nur einige Ausformungen der Anforderungen, die eine Erledigung der Aufgaben in zunehmendem Maße von jedem Ort der Welt und über verschiedene Interaktionsschnittstellen ermöglichen müssen. In diesem Kontext ist der „Social Workplace“ eine wichtige und dennoch nur integrierte Komponente.

Die Ausgestaltung des „Digital Workplace“ kann dabei unterschiedliche Formen beinhalten, deren optimale Form bis heute noch nicht definiert ist. Hier gilt es aber, die zukünftigen Entwicklungen vorauszudenken, in die der „Social Workplace“ integriert werden soll, damit das soziale Interaktionsgefüge in einer zukünftigen Umgebung nicht neu zu erschaffen ist, sondern konsequent auf dem Etablierten aufsetzen.

Da es für dieses Themenfeld kein abschließendes Erfolgsrezept gibt, sondern die Ausgestaltung von Unternehmen sehr unterschiedlich ist, gibt es bei dem Thema noch viele Punkte zu klären und zu erschließen. Mit der Diskussion von Fallstudien versucht der IOM SUMMIT 2013 dabei einen Beitrag zu leisten und wir hoffen, dass die daraus gewonnenen Erkenntnisse auch Ihr Projekt ein Stück weiterbringen können.