Die Klippen von Informations- und Organisationsmanagement

Piece of Cake (Alejandro Forero Cuervo, CC-BY)

Piece of Cake (Alejandro Forero Cuervo, CC-BY)

In drei Monaten findet der IOM SUMMIT in Köln statt. Bevor wir in Diskussionen über Projektarbeit, Adoptions- und Adaptionsmodelle sowie Strategien zum Digital Workplace einsteigen beschäftige ich mich mit grundsätzlichen Überlegungen zum Informations- und Organisationsmanagement.

Doch was ist Informations- und Organisationsmanagement?

Zunächst einmal geht es um Wissen, das Personen oder Gruppen zur Verfügung steht:

Generell wird Wissen als ein für Personen oder Gruppen verfügbarer Bestand von Fakten, Theorien und Regeln verstanden, die sich durch den größtmöglichen Grad an Gewissheit auszeichnen, so dass von ihrer Gültigkeit bzw. Wahrheit ausgegangen wird. Paradoxerweise können daher als Wissen deklarierte Sachverhaltsbeschreibungen wahr oder falsch, vollständig oder unvollständig sein.

[ Seite „Wissen“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 15. Juni 2014, 04:42 UTC. (Abgerufen: 23. Juni 2014, 13:41 UTC) ]

Wenn Wissen übertragen wird, dann wird das Wissen zu Information:

Information […] ist in der Informationstheorie eine Teilmenge an Wissen, die ein Sender einem Empfänger mittels Signalen über ein bestimmtes Medium (auch ‚Informationskanal‘ genannt) vermitteln kann.

[ Seite „Information“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 26. Mai 2014, 12:39 UTC. (Abgerufen: 23. Juni 2014, 13:44 UTC) ]

Bereits Wissen ist unvollständig oder nicht immer korrekt bei Personen und auch bei Gruppen von Personen (und damit insbesondere bei Organisationen). Wenn Wissen übertragen wird, dann erfolgt immer eine Interpretation. In Schriftform kann es bereits zu unterschiedlichem Verständnis bei einer Kommasetzung kommen, bei mündlicher Übertragung liefert die Betonung große Potentiale zur Interpretation. Kommen Signale wie Gestik oder Mimik hinzu, kann es einerseits hilfreich sein (bei gemeinsamer Gestik und Mimik) und andererseits zusätzliche Anlässe falscher Interpretation liefern.

In Organisationen wie Unternehmen oder auch zwischen Unternehmen wird daher ein hoher Aufwand betrieben, um einerseits die Übermittlung und den Austausch von Informationen zu erleichtern (z.B auch den richtigen Empfänger zu erreichen) und anderseits die Interpretation von Informationen möglichst gering zu halten. Und außerdem soll die Kommunikation nicht zufällig sondern zielgerichtet erfolgen:

Im Allgemeinen wird Strategisches Informationsmanagement von verschiedenen Autoren als Planen, Gestalten, Überwachen und Steuern von Informationen und Kommunikation in Organisationen zur Erreichung strategischer Ziele bezeichnet.

[ Seite „Informationsmanagement“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 11. Juni 2014, 10:36 UTC. (Abgerufen: 23. Juni 2014, 13:52 UTC) ]

Organisationen waren bislang im klassischen Verständnis relativ stabil, auch wenn es immer wieder zu Umstrukturierungen oder Ablaufänderungen kam. Nicht zuletzt aufgrund dieser (oft vermeintlichen) Stabilität schufen die Organisationen Aufbau- und Ablaufstrukturen, um nicht nur die Erstellung von Produkten oder Dienstleistungen effizient zu gestalten sondern auch um den Fluss von Informationen ebenfalls effizient zu halten.

Organisationen sind soziale, zeitlich relativ stabile Systeme, die aus Individuen bestehen, welche gemeinsame Ziele verfolgen.

[…]

Die instrumentelle Sichtweise war jahrzehntelang das vorherrschende Verständnis des Organisationsbegriffes.[7] Mit dem Ziel der auf Spezialisierung beruhenden Strukturierung und Koordination von Personen, Sachmitteln und Informationen zum Zwecke der Erreichung der Unternehmensziele.

[ Seite „Organisation“. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie. Bearbeitungsstand: 17. Mai 2014, 14:52 UTC. (Abgerufen: 23. Juni 2014, 13:55 UTC) ]

Organisationen sind also bisher primär auf stabile Verhältnisse, effiziente Produktion und effiziente Kommunikation ausgelegt.

Und jetzt?

Jetzt sprechen wir auf dem IOM SUMMIT und seinen Seminaren über Veränderungen, neue Aufbau- und neue Ablauf-Strukturen und darüber, wie wir die Unternehmensorganisation vielleicht nicht abbauen wollen aber doch lernfähig(er) machen wollen.

Dabei werden sowohl die Visionen als auch die Projekterfahrungen bei der Verbesserung und Flexibilisierung von innerbetrieblichen Informations- und Wissensprozessen wie auch der Etablierung von neuen Formen der Zusammenarbeit diskutiert.

[ IOM SUMMIT: Übersicht ]

Organisationen bestehen aber aus Menschen, die Funktionen und Positionen inne haben aufgrund einer relativ stabilen Umwelt. Damit sind die Organisationen (Erinnerung: Oranisationen bestehen aus Individuen) in ihrem Zustand relativer Stabilität gefährdet.

Organisationen sind dafür gebaut, stabil zu sein, um effizient zu sein. Organisationen werden also versuchen, Veränderungen zu vermeiden. Denn für Veränderungen sind Organisationen bislang nicht gebaut – zumindest nicht für Veränderungen innerhalb von wenigen Wochen oder sogar Tagen.

Der “Digital Workplace” wie insgesamt die Digitalisierung der Gesellschaft ist zwar technologisch induziert. Doch letztendlich fördern neue, digitale Möglichkeiten nicht nur, dass Kommunikation schneller und effizienter abläuft, sondern auch dass Kommunikation und dadurch auch Organisation anders abläuft.

Wenn wir also auf dem IOM SUMMIT über “The Digital Workplace Revolution” und die Etablierung von neuen Arbeitsorganisationen sprechen – und dies in Organisation dann umsetzen – wollen, dann müssen wir uns darüber im Klaren sein, dass es um die Veränderung von Organisationen von stabilen Gebilden hin zu lernenden und damit sich ändernden weil anpassenden Organismen geht.

Um mit einem Digital Workplace nicht einfach nur statische Organisationsabläufe und -strukturen abzubilden sonden in effizient und effektiv zu nutzen, muss eine Organisation ähnliche Eigenschaften wie ein Digital Workplace haben:

  • Schnelligkeit: Schnelle Reaktion auf Signale der Umwelt
  • Austauschbarkeit: Ein Teil kann ausgetauscht werden, ohne dass die Funktionsfähigkeit des Ganzen leidet
  • Veränderbarkeit: Plötzlich etwas ganz anderes machen können
  • Vernetzbarkeit: Signale von Anderen empfangen und mit Anderen kommunizieren können
  • Ortsunabhängigkeit: Die Leistungsfähigkeit bleibt auch beim physischen Wechsel erhalten

Oft sind gerade dies keine Eigenschaften, mit denen die Organisationen erfolgreich wurden. Wenn wir über die Digital Workplace Revolution sprechen, dann sprechen wir daher kaum über Taylorismus oder Fordismus sondern über eine Lernende Organisation, Fluide Organisation oder Responsive Organization:

The Responsive Organization is built to learn and respond rapidly by optimizing for the open flow of information; encouraging experimentation and learning on rapid cycles; and organizing as a network of employees, customers, and partners motivated by shared purpose.

[ The Responsive Organisation – Preamble ]

Die Organisation von morgen ist kein isoliertes Gebilde mehr mit fest definierten und feststehenden Schnittstellen zur Außenwelt. Bei den zunehmenden Veränderungsgeschwindigkeiten von Wirtschaft und Gesellschaft können es sich Organisationen wie Unternehmen nicht erlauben wie ein Fels in der Brandung einfach stehen zu bleiben. Irgendwann würde der Druck sie zerschmettern.

Der Revolutionär muss sich in den Volksmassen bewegen, wie ein Fisch im Wasser.

[ Mao Tse-tung, Quelle: Natune.net ]

In einem zweiten Teil werde ich den aktuellen Stand in der Wirtschaft zu den neuen Organisations- und Kollaborationsformen aufgreifen.

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Frank Hamm ist selbstständiger Berater für Kommunikation und Kollaboration. Er berät und unterstütz Unternehmen, Organisationen und Personen bei dem digitalen Wandel. Über seine Themen Enterprise 2.0, Social Business, Social Collaboration, Public Relations, Social Media und Office Productivity bloggt er im INJELEA-Blog.