Intranet-Herausforderung: Informieren und Mitarbeiter einbeziehen

Gastbeitrag von Felix Binsack, TIMETOACT

Collaboration und Kommunikation lauten die Stichworte, die derzeit bei vielen Unternehmen auf der Tagesordnung stehen. Womit erreiche ich meine Mitarbeiter besser? Was sind die Stärken, was die Schwächen? Und vor allem: Lassen sich die Stärken beider Varianten nicht einfach verbinden?

Liken, Sharen und Wissen sammeln in der Collaboration-Plattform

Collaborative Plattformen gewinnen im Unternehmenskontext zusehends an Bedeutung. Sie vereinfachen ein gemeinsames Wissensmanagement und verknüpfen Fachabteilungen und Standorte auf komplexen Wegen. „Wissen ist der einzige Rohstoff, der sich vermehrt, wenn man ihn teilt“ – die alte Weisheit zeigt deutlich, warum die Social Business Bewegung so großen Zuspruch bekommt. Collaborationsplattformen werden im Unternehmen schnell zu umfassenden Informationsquellen.

Als Intranet-Ersatz taugen soziale Plattformen allerdings in der Regel nur eingeschränkt, da sich die Informationen darin nicht gezielt steuern lassen. Sie folgen einer eigenen Dynamik, die sich nicht nach den klassischen Werten einer internen Kommunikation richtet. Es stehen stets die Inhalte ganz oben, die besonders viele „Likes“ oder „Kommentare“ erhalten. Collaborative Plattformen unterscheiden demnach nicht zwischen dem Geburtstagsgruß an den netten Kollegen und der wichtigen Information des Betriebsrats.

Der Klassiker: Das Intranet mit festen Redakteuren

Das Gegenstück dazu bildet das klassische Intranet, bei dem sich ausgewählte Redakteure um die Inhaltspflege kümmern. Die Beiträge werden über ein Content Management System verwaltet und gezielt gesteuert. Die Information des Betriebsrats kann so gezielt On-Top gesetzt werden, wo sie allen Mitarbeitern direkt zur Verfügung steht. Statt dem Geburtstagsgruß informiert ein unternehmensweiter Geburtstagskalender über die Geburtstage.

Wo finde ich meine Informationen? Die Krux mit mehr als einer Plattform

Auf den ersten Blick scheinen Intranet und Collaboration-Plattform entsprechend recht unterschiedliche Anforderungen zu bedienen. Ein Intranet zur Mitarbeiterinformation, eine Collaboration-Plattform zum Austausch und als eine Art erweiterte Datei- und Informationsablage zum Wissensmanagement. Hier zeigt sich allerdings schon die Krux, die Trennunschärfe: Wenn die Mitarbeiter im Intranet die Betriebsrats-Information lesen – wo finden Sie dann Hintergrundinformationen dazu? Auch im Intranet? Oder doch eher in den entsprechenden Community auf der sozialen Unternehmensplattform? Werden die Inhalte doppelt angelegt und dadurch Redundanzen erzeugt, die doppelten Pflegeaufwand mit sich ziehen? Oder muss der Mitarbeiter zwischen den Systemen wechseln?

Als Folge von mehreren Systemen zu Kommunikation und Collaboration entstehen Verwaltungsprobleme, Inkonsistenzen und Fragmentierungen. Statt einer guten User Experience herrscht Nutzerfrustration, da unklar ist, wo welche Inhalte stehen. Es stellt sich daher die Frage: Warum nutzen Unternehmen nicht eine integrierte oder hybride Plattform für Kommunikation und Collaboration?

Potential der internen Stärken voll ausschöpfen

Felix Binsack, Geschäftsführer der TIMETOACT GROUP, beschäftigt sich seit über 15 Jahren mit dem Thema Kommunikation und Collaboration im internen Unternehmensnetz. „Wer zwei Plattformen parallel betreibt, verschenkt wertvolles Potential. Werden die Stärken von Social Collaboration Plattformen mit denen des klassischen Intranets verbunden, zum Beispiel durch unsere Web Content Management Extension (XCC) für IBM Connections, profitiert das gesamte Unternehmen“, weiß der Social Intranet Stratege.

Eine integrierte Plattform, die beide Lösungen in sich vereint, schafft Synergien. Per Mausklick erhält der Mitarbeiter umfassende Informationen zu einer Thematik, kann sich in Foren austauschen und Fragen stellen. Die sozialen Komponenten fordern die Mitarbeiter ausdrücklich zum Mitmachen auf. Der Mitmach-Charakter sorgt außerdem dafür, dass das Intranet häufiger besucht und aktuelle Informationen daher früher gelesen werden. Gleichzeitig kann der klassische Intranet-Charakter einer Collaboration-Plattform die Akzeptanz älterer oder technisch weniger affiner Mitarbeiter für ein Social Business im Unternehmen stärken.

www.socialintranet.de



Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *