Petra Gollas: Wenn der Sinn & Nutzen nicht erkennbar ist, wird das Medium nicht effizient genutzt!

Petra Gollas mittelIn den Endspurt zu unseren Experten-Interviews für die Social Business Arena 2015 starten wir diese Woche mit Petra Gollas. Sie ist Vorstandsvorsitzende der add-all AG und gleichzeitig Betreiber der Plattform www.intranetberater.de mit der Intranetcommunity IntraNETwork. Sie berät seit über 15 Jahre Unternehmen im Bereich Intranet und sieht hier eine ganzheitliche und umfassende Integration und Optimierung von Intranets in Unternehmen als Ziel an.

1. Was steckt für Dich/Sie hinter den Schlagworten “Social Collaboration”, “Enterprise 2.0” und “Digital Workplace”? Was ist Deine/Ihre Erklärung für das Thema und seine Bedeutung?

Social Media ist seit ein paar Jahren das Thema im Internet. Alles wird social, jeder öffnet sich und gibt unheimlich viel von sich Preis. Selbst Jugendliche und Kinder nutzen den Trend und teilen Wissen, Informationen und Fähigkeiten. Wenn man sieht, welches Know How und welche Hilfen für die junge Generation im Internet zur Verfügung stehen, fragt man sich, wie man früher so viel Wissen aufbauen konnte, als man noch stundenlang in der Bücherei verweilt hat und dies auch mit die einzige Quelle für das Aneignen von Wissen war. Heutzutage kann sogar per Youtube lernen, wie man ein Waschbecken wechselt oder den Geschirrspüler repariert! Und genau diese enorme Bereicherung erhoffen sich Unternehmen, indem sie sich Social Collaboration und Enterprise 2.0 auf die Fahne schreiben! Mitarbeiter sollen im Unternehmen ihre Fähigkeiten und ihr Know How teilen! Ein zweiter für uns sehr wesentlicher Aspekt ist aber die Motivationskultur, die sich verbessert, wenn Mitarbeiter und auch der Chef “menschlicher” werden, nicht nur ihre beruflichen Kenntnisse offenlegen, sondern auch ihre Meinung und Kommentare zu verschiedenen Themen mitteilen. Es „menschelt“ in den Unternehmen, was den Austausch der Mitarbeiter und die Motivation im Unternehmen fördert. Mit dem Digital Workplace wird das Arbeiten effizienter und effektive. Idealerweise sind alle Arbeitsprozesse direkt vom Arbeitsplatz zu erledigen. Sinnloses Hin- und Herschicken vom Papierbergen entfällt und alle Abläufe funktionieren digital. Auch hier kann man den Vergleich zum Alltag anstreben! Mittlerweile bestellt man nicht nur Schuhe, sogar auch Lebensmittel im Internet und sogar das Zusammenstellen von dem, was abends auf den Tisch kommt wird online bestimmt. Nur das Kochen selbst muss man selbst erledigen, der Rest passiert digital. Früher gab es den Begriff “virtuelles Unternehmen” und zusammen mit dem “Digital Workplace” wird dies Realität! Arbeitsprozesse und die Projektarbeit werden enorm erleichtert und lähmende Bürokratie kann reduziert werden!

2. Warum sind bei diesem Thema auch Ende 2014 noch keine substantiellen Erfolge und Veränderungen in der Breite der Unternehmen zu erkennen?

In den meisten Unternehmen spricht man sich nur mit Vorsicht für das Thema “Social Intranet” aus, da das Thema mit Facebook und Twitter gleichgesetzt wird. Und Facebook und Twitter sind – mit Verlaub – Plattformen, bei denen viele Leute, Dinge von sich geben, die keine Bereicherungen darstellen. Denn Status-Meldungen, dass man gerade Kaffee getrunken hat, sind ziemlich belanglos! Und genau deshalb wird die Bedeutung von Social Medien sehr stark in Frage gestellen. Facebook und Twitter sind aber nun mal die “Vorreiter” für die Social Media Bewegung im Unternehmen, weshalb sich Unternehmen verständlicherweise überlegen, ob dieses Thema sinnerfüllend im Intranet eingesetzt werden kann. Denn die Menschen teilen zwar ihr Wissen in den sozialen Kanälen im Internet und sind motiviert noch immer Likes zu erhalten. Aber das bedeutet nicht, dass sie gewillt sind, ihre beruflichen Kenntnisse offen zu legen, weshalb die Unternehmen zurückschrecken. Denn „nur zum Spaß“ wollen Unternehmen das Thema „Social Media“ nicht angehen! Aus unserer Sicht fehlen in vielen Unternehmen die Unternehmenskultur, die Idee und/oder der Mut, Social Media anhand eines erfolgbringenden Anwendungsfalles sinnvoll im Unternehmen einzuführen.

3. Was macht für Dich/Sie eine gute Strategie zum Thema “Social Collaboration” & “Digital Workplace” aus?

Hier spielen die intrinsische und extrinsische Motivation eine sehr starke Rolle. Bei der intrinsischen Motivation kommt die Motivation von innen” her. Im Gegensatz zur intrinsischen Motivation ist die extrinsische Motivation nicht aus eigenem Interesse begründet, sondern wird aufgrund äußerer Antriebe erreicht. Die intrinsische Motivation ist tragfähiger und dauerhafter als die extrinsische Motivation. Deshalb muss es erreicht werden, dass der Mitarbeiter von innen heraus motiviert dazu ist, das Social Intranet zu nutzen. Eine wichtige Voraussetzung dafür ist, dass der Mitarbeiter den Sinn erkennt. Bei einem Digital Workplace liegt der Sinn ganz klar in der Arbeitserleichterung und wird somit von den Mitarbeitern leichter angenommen. Dies bedeutet, der Mitarbeiter ist motivierter, das Intranet mit seinem digitalen Prozessen zu nutzen, wenn ihm die Vorteile deutlich werden. Wenn der Mitarbeiter den Sinn einer Maßnahme im Intranet nicht erkennt und keinen Nutzen darin sieht, wird er das Medium nicht effizient nutzen. Dies kann sehr schnell der Fall sein, wenn wir von Social Collaboration sprechen. Aus diesem Grund müssen Mitarbeiter bei der Integration von Social Collaboration Maßnahmen begleitet werden, damit sie im Unternehmen ihren Nutzen und ihre Wirkung voll ausschöpfen können. Den Mitarbeitern muss Schritt für Schritt deutlich gemacht werden, dass sie durch Social Collaboration das vorhandene Verhaltensrepertoire sinnvoll erweitern können!

4. Gibt es für Dich/Sie Prozessfelder, wo für das Thema relativ sicher “Quick Wins” erzielt werden können?

Die Quick Wins bei dem Digital Workplace sind klar, denn die Arbeitsprozesse werden vereinfacht und das Arbeiten im Team wird transparenter. Auch hier ist es wichtig, mit zwei bis drei Kernprozessen zu starten und mit maximalen Nutzen für den Anwender umzusetzen. Beispiel hierfür können Dinge sein, die jeden Mitarbeiter betreffen: Urlaubsantrag, Reisekosten, Formulare und Vorlagen… Schwieriger ist es, Quick Wins bei dem Bereich Social Intranet zu erzielen. Unsere Erfahrung ist es, dass es sinnvoll ist, mit kleinen Aktionen, den Mitarbeitern zum Austausch zu motivieren. Angefangen von einem Fotoshooting, um von allen Mitarbeitern Profil-Fotos im Intranet zu haben, bis hin zum abteilungsübergreifenden Austausch, wenn die Fragen des geplanten Adventsquizes diskutiert werden. Mitarbeiter tauschen sich aus über kleine Aktionen im Intranet, wodurch der Weg bereitet wird zum Austausch von arbeitsrelevanten Themen. Auch die Möglichkeit von Postings im Intranet im Unternehmenszusammenhang weckt das Interesse der Mitarbeiter und reduziert die Hemmschwelle. Hier ein paar Bespiel die im Unternehmen platziert werden können, um die Transparenz und Verständnis im Unternehmen zu fördern: Foto der Messe, Productplacement im Supermarkt, Bilder von der Managementtagung oder der Jubiläumsfeier, Bilder aus der Produktion, wenn nach einer Störung das Band wieder anläuft, Produktentwicklung, Launch des neuen Webauftritts.

5. Was ist Eure/Ihre zentrale Empfehlung für die Einführung und Etablierung dieser Konzepte im Unternehmen?

Wie heißt es so schön “Steter Tropfen höhlt den Stein”! Und genauso ist es beim dem Thema Social Media. Man darf die Mitarbeiter nicht überschütten, sondern muss langsam damit beginnen, den Austausch zu fördern, um dann später die Früchte zu ernten, die eine von Austausch geprägte Unternehmenskultur hervorbringt.