Jetzt umdenken: Vom (Social) Intranet-Manager zum Digital Transformation Manager!

Eins ist klar – die aktuelle Sau, “die durch’s mediale Dorf getrieben wird”, heißt nicht mehr “Social Business” sondern “Digital Transformation”! Nun mag man meinen, dass wird wie bei “Social” auch bald wieder vorbei sein und durch etwas anderes abgelöst. Bezüglich der Begrifflichkeit ist das sicherlich richtig, dennoch bleibt, dass “Social” erwachsen geworden ist und in dem größeren Kontext der “digitalen Transformation” betrachtet werden muss. Wer dies nicht tut, wird die Potenziale von “Social” nur begrenzt heben können. Daher rufen auch wir zum Umdenken auf – wer sich heute als (Social) Intranet-Manager sieht, muss sich umorientieren und in Richtung “digitaler Transformation” denken, um langfristig erfolgreich zu sein!

Im folgenden wollen wir kurz darstellen, weshalb das wichtig ist.

Vom Holzweg zum Erfolgsweg – Denken jenseits der alten Denkmuster

In einem kürzlich erschienenen Blog-Beitrag hat Sebastian Thielke von beck et al sehr schön herausgearbeitet, was den “digitalen Holzweg” (sprich einem Entwicklungspfad mit einem minderen bzw. keinem Erfolg) kennzeichnet. Letztendlich ist es das Umsetzen einer “digitalen/sozialen” Kollaborationsinitiative in alten Denkstrukturen und Mustern:

  1. Digitale Initiativen und Veränderungen sind Projekte
  2. Alles was digital ist, muss nur bereitgestellt werden, der Nutzen kommt schon
  3. Es ist digital, also ist es bei der IT
  4. Wir machen da mal einen Piloten
  5. Da gibt es doch die eine beste Lösung
  6. Digital machen doch alle, also mache ich es jetzt auch, ab sofort.

Quelle: Sechs Punkte an denen Sie erkennen, dass Ihr Unternehmen auf dem digitalen Holzweg ist

Im Kern geht es in Sebastian’s Punkten um die Zielsetzung und die Herangehensweise bei der Initiative. Schaut man noch etwas konkreter auf die Eckpfeiler des Konzeptansatzes, dann sind die angeführten Punkte sicherlich noch um folgende Aspekte zu ergänzen:

  • Die Initiative hat einen starken Fokus auf der Wissensarbeit: Im Zielfokus steht die Förderung des Wissensaustausches und die Verbesserung des Informationsflusses bzw. der Informationstransparenz im Unternehmen. Das ist sicherlich ein gutes Einstiegsziel – aber was kommt dann? Die “Social-Business-Revoluzzer” haben immer gepredigt, dass dann entlang der Transparenz und der Serendipität neue Geschäftspotentiale entstehen. Angeführt wird hier immer wieder das Best-Practice der BASF, die sehr schön in einer ZDF-Dokumentation die Lösungsfindung für quietschende Sohlen über diese Informationstransparenz erklären. Dennoch darf es bei den Informationsprozessen nicht stehen bleiben, sondern muss auch die Prozessorganisation als Ganzes in den Fokus einbeziehen. Denn viele Prozessprobleme sind Informationsprobleme, die durch die Initiative gelöst werden können. Dafür braucht es aber eine andere Positionierung des Projektes – sprich nicht als Kommunikations- oder Wissensmanagement-Initiative, sondern als Geschäftsprozesssoptimierungsansatz.
  • Die Initiative hat einen internen Optimierungs-Fokus: Im “Projektauftrag” steht die Verbesserung der internen Zusammenarbeit – ohne direkten Bezug zur Wertschöpfung. Hierbei wird der Fehler gemacht, dass Wissens- und Prozessprobleme gelöst werden, die aber nur einen indirekten Wertbeitrag zur Wertschöpfung haben. Setzt das Projekt aber an Informations- und Prozessproblemen an, die in einer direkte Beziehung mit der Wertschöpfung z.B. in Vertriebs- und Kundenservice-Prozessen oder der Prozessoptimierung in der Produktion z.B. bei Planungs- und Verbesserungsprozessen im Konstruktionsbereich stehen, dann ist der Wertbeitrag der Initiative direkt “messbar” und es ist nicht mehr über den ROI zu diskutieren.
  • Die Initiative unterliegt einer Silo- und Abteilungsdenke: Viele “Social Adoption”-Ansätze empfehlen eine möglichst homogene Zusammensetzung der “Start-Community”, damit schnell ein starkes Engagement entsteht. Dies führt in vielen Projekten aber zu einer ausgeprägten Silo- und Abteilungsdenke – die unternehmensweite Zusammenarbeit und ein abteilungsübergreifender Informationsaustausch ist in diesem Setting nur schwer möglich.

Fazit ist, dass es für den Erfolg der Initiative und Maßnahmen entscheidend ist, dass außerhalb der klassischen Denkmuster gedacht wird. Es braucht einen ganzheitlichen Ansatz und als Zielsetzung die Fragestellung, wie durch die Bereitstellung einer kollaborativen Plattform und der darüber vereinfachten und verbesserten Zusammenarbeit das Unternehmen als Ganzes verbessert werden kann.

Social bleibt zentraler Wegbereiter und Motor für den Veränderungsprozess

Aus der Außensicht ist es immer einfach zu sagen – “denken Sie doch mal ganzheitlicher”. In der Innensicht ist man dann doch in den bestehenden Strukturen und Projektaufträgen gefangen – die es einem schwer machen, neue Wege einzuschlagen. Und da gilt es dann, dass es vielleicht doch Sinn macht, mit einem kleineren “Scope” für das Projekt zu starten und auf die Veränderungskräfte einer “Social”-Plattform zu setzen.

Hierfür braucht es aber zumindest die kulturellen Rahmenbedingungen, dass Informationen “frei fliessen” können – sprich das Mitarbeiter keine Vorbehalte oder Ängste haben, Informationen bereitzustellen, zu teilen und zu kommentieren. Ferner ist es wichtig, dass die Mitarbeiter befähigt werden – sowohl die Plattform richtig benutzen zu können als auch Freiräume bekommen, dies zu tun.

Für diese Befähigung und die Bereitstellung der Freiräume braucht es wiederum Ressourcen, die bereitgestellt und gerechtfertigt werden müssen. Dies braucht wiederum ein Verständnis beim bzw. ein Support durch das Top-Management, welches dieses Vorgehen legitimiert und mit entsprechenden Ressourcen ausstattet.

Letztendlich führt es doch wieder auf den Punkt, dass dieses Vorgehen nur Sinn macht, wenn “Social” als Wegbereiter für Veränderungen in einem größeren, ganzheitlicherem Kontext gesehen und verstanden wird. Und dieser liegt dann doch in der Optimierung des Geschäftsmodells und der Wertschöpfung entlang von digital verbesserten Prozessen und Konzepten – was letztendlich nichts anderes als die “Digitale Transformation” darstellt.

Erste Schritte auf dem Weg zur Neuorientierung

Der Punkt, den ich mit diesem Beitrag machen wollte, dass alle Anstrengungen bezüglich digital verbesserter Formen der Zusammenarbeit und des Informationsaustausches nur Sinn machen, wenn sie in den größeren Kontext gesetzt werden. Denn sonst bleiben die Anstrengungen nur der “digitale Bleistiftanspitzer”, der mich zwar hilft ein sauberes Schriftbild bzw. genauer zu zeichnen bzw. zu schreiben, aber kein direkten Einfluss auf den Wert des Geschriebenen hat.

Für den Weg der Neuorientierung haben wir hier noch drei (plus eine) wichtige Empfehlung:

  • Raus aus der Komfortzone – Solange Sie als Verantwortlichen des (Social)-Intranet bzw. Social Collaboration-Projekt in der Komfortzone der oben angeführten begrenzten und internen Konzeptausrichtungen mit (nur) unterstützenden Charakter für die Wertschöpfung agieren, werden die Initiative immer wieder in Frage gestellt werden und nur begrenzt Veränderungen bewirken. Um hier wirklich etwas zu bewirken, suchen Sie sich mit Ihrer Initiative Anwendungsfelder, die einen direkteren Bezug zur Wertschöpfung Ihres Unternehmens haben.
  • Positionierung als Werkzeug für die Organisationsentwicklung – Mit dem Schritt aus der Komfortzone, wird die Initiative zum Werkzeug für die Organisationsentwicklung. Dies sollte auch von den Verantwortlichen der Organisationsentwicklung wahrgenommen werden. Hierfür braucht es eine klare Positionierung des Projektes und Bewerbung – wenn es von den Verantwortlichen dieser Abteilungen nicht erkannt wird.
  • Vom Strukturverwalter zum Strukturgestalter werden – Verändern Sie Ihr Verständnis von der Rolle und Funktion Ihres Projektes im Unternehmen. Während das klassische Informationsmanagement in Form des Intranets oder des Dokumentenmanagement immer nur “Verwalter” und “Bewahrer” der Informationsstruktur und damit der Unternehmensstruktur war (und vielfach noch ist), bieten die “Social”-Plattformen über ihre sozialen Interaktionsformen die Möglichkeit “Strukturgestalter” zu sein. Dieses Verständnis sollte auch dem Management der dahinterliegenden Initiative unterliegen.

Und als weitere Empfehlung gilt: Es ist natürlich sinnvoll, den IOM SUMMIT 2015 zu besuchen! 😉

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