Thiemo Laubauch (Impuls): Wenn Worte meine Sprache wären – Kommunikation als Projektrisiko

Gastbeitrag von Thiemo Laubach, Product Manager bei der impuls Informationsmanagement GmbH

thiemo-laubachIn SharePoint-Projekten prallen Welten aufeinander: der IT-Spezialist und der Endkunde. Dazwischen gibt es je nach Projekt noch eine Anzahl weiterer Rollen, und alle reden miteinander, verstehen sich aber leider nicht immer. Damit ist nicht gemeint, dass der SharePoint-Neuling beim Kunden André Anfänger und sein Chef Erwin Entscheider nicht verstehen, was Sven Senior-Consultant gerade zum Thema Farm-Topologie an das Whiteboard gemalt hat, sondern tatsächlich um eine scheinbar ganz banale Sache: miteinander Reden.

Das Problem: Projektkommunikation

Ein großes Problem dabei ist: Projekte sind Spezialfälle sozialer Organisationen, sozusagen „Gemeinschaften auf Zeit“, die keine echte Chance zur Entwicklung haben. Funktionieren sie einigermaßen, sind sie schon zu Ende. Es gibt kaum Zeit für das Kennenlernen, Aneinander-Gewöhnen, die Etablierung von Verhaltenskonventionen und Routinen. Wenn die Projektarbeit bereits Höchstleistungen erbringen soll, sind die Akteure noch dabei sich zu ordnen. Darüber hinaus wird oft ein wichtiger Grundsatz menschlicher Kommunikation vergessen, den der Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick formuliert hat: „Man kann nicht nicht kommunizieren.

Damit ist gemeint, dass Kommunikation keineswegs nur aus Worten besteht. Tonfall, Geschwindigkeit, Pausen, Lachen, Seufzen ist alles Teil der Kommunikation. Ebenso wie die Körperhaltung. Ein Gelingen der Kommunikation setzt somit voraus, dass sowohl das gesprochene oder geschriebene Wort verstanden wird, als auch die Gestik. Ein gutes Beispiel für das Gelingen von Kommunikation ist die heutige Chatsprache. Die Nutzung von Abkürzungen wie „OMG für Oh mein Gott“ oder „lol für laughing out loud“ setzt voraus, dass das Gegenüber diese Kürzel auch versteht – also die gleiche „Sprache“ spricht. Übertragen auf ein SharePoint-Projekt sollten alle Beteiligten im Hinterkopf behalten, welche Sprache sie sprechen. So können IT-Verantwortliche beispielsweise gerne SharePoint-Begriffe wie Site Collection oder Webpart verwenden, wenn ihr Kommunikationspartner diese auch kennt. Schulz von Thun hat in einem Modell die vier Seiten einer Nachricht beschrieben, die bewusst oder unbewusst mit jedem Satz übermittelt werden: die Sachinformation der Nachricht, die Beziehung zwischen Sender und Empfänger, die Selbstkundgabe (Was der Sender der Nachricht über sich selbst, über seine Befindlichkeit, seine Werte, etc. mitteilt) und die Appellseite (Was der Sender der Nachricht mit seiner Mitteilung erreichen will).

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Jede Nachricht enthält somit ein ganzes Paket verschiedener Botschaften, was die zwischenmenschliche Kommunikation in Projekten so kompliziert macht.

Ein Beispiel aus dem Projektalltag wäre die Aufforderung an einen Mitarbeiter, eine Aufgabe zu übernehmen. Sie sagen: “Herr Huber, bitte erstellen Sie einen Projektzeitplan. Der Kunde möchte eine Übersicht aller Aufgaben.” Auf der Sachebene geben Sie die Neuigkeit über den Kunden weiter. Auf der Beziehungsebene vermitteln Sie, dass Ihrer Meinung nach Herr Huber zuständig ist und Sie als sein Vorgesetzter ihm Aufgaben delegieren können. Die Selbstkundgabe kann in dem Fall unterschiedlich sein: Möglicherweise ärgern Sie sich, dass Herr Huber das Dokument noch nicht selbständig erstellt hat. Schließlich appellieren Sie mit Ihrer Aussage an Herrn Huber, sich aktiv um das Kundenbedürfnis zu kümmern. Soweit so gut – wenn Herr Huber nun eine der vier Seiten völlig anders versteht (wenn er es z.B. überhaupt nicht so sieht, dass Sie ihm gegenüber weisungsbefugt sind), kann die Stimmung sich schnell verschlechtern. Und Sie fragen sich wieso, Sie haben ihn “doch nur ganz freundlich gefragt”.

Empfehlungen für ein besseres Sharepoint-Projekt

Neben der Kommunikation unter den Projektbeteiligten stellt aber auch die Führungskommunikation eine Herausforderung dar. Folgende fünf Tipps können helfen die Kommunikation in Ihrem SharePoint-Projekt – für alle Beteiligten – zu erleichtern:

Tipp 1 – Projektbeteiligte frühzeitig zusammenbringen

Identifizieren Sie alle relevanten Stakeholder (direkt oder indirekt von diesem Projekt betroffene Personen oder Gruppen). Dazu zählen unter anderem der Auftraggeber, das Management, die IT, externe Partner oder Dienstleister. Bringen Sie die Beteiligten so früh wie möglich zusammen und versuchen Sie zu verstehen, wer welche „Sprache“ spricht.

Tipp 2 – Gemeinsame Sprache formulieren

Die Minimallösung ist ein Dokument, das Begriffe, Abkürzungen und SharePoint-Spezifika enthält und diese erläutert. Außerdem können Dokumentationsstandards festgelegt werden und für Einheitlichkeit sorgen.

Tipp 3 – Fachbereiche nicht vor vollendete Tatsachen stellen, sondern um Hilfe bitten

Fachbereiche sollten in die Planung Ihres SharePoint-Projektes von Anfang an miteinbezogen werden. Dabei gilt: Nicht fordern, sondern bitten! Denken Sie an Möglichkeiten des Feedbacks und des Dialogs. Feilschen Sie nicht um Positionen, sondern hinterfragen Sie Interessen: Statt um bereits vorher festgelegte Positionen zu rangeln, bemühen Sie sich um einen fairen Interessenausgleich, der beiden Seiten das bestmögliche Ergebnis bringt.

Tipp 4 – Den ersten Schritt aus dem Teufelskreis machen

Sobald zwei Menschen in Kontakt treten, reagieren sie aufeinander. Es kommt zu einem Hin und Her – es entsteht eine Beziehungsdynamik. Dabei beruht ein als störend empfundenes Verhalten nicht zwangsläufig auf bösen Absichten, sondern kann ein Ergebnis von Interaktion und Fehlinterpretation sein. Die Erkenntnis, in einem Teufelskreis gefangen zu sein, ist die Voraussetzung und auch der erste Schritt, diesen zu durchbrechen.

Tipp 5 – „Lessons Learned“ formulieren

Schaffen Sie die Voraussetzung für eine lernende Organisation: Werten Sie mit Ihrem Team nicht erst bei Projektende die gemachten Erfahrungen aus und kommunizieren Sie diese. So erreichen Sie, dass Kollegen aus ihren Projekt-Erfahrungen lernen können und die Effizienz noch während der Projektdurchführung verbessert wird.

Kommunikation könnte auch in Ihrem SharePoint-Projekt eine Herausforderung werden?

Dann besuchen Sie den Impulsvortrag von Thiemo Laubach am 30. September ab 15:50 Uhr zum Thema „Miteinander reden – Kommunikation als Projektrisiko.“

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