Rückblick auf den #ioms 2016 – Der Digital Workplace als Veränderungsplattform für die digitale Transformation

Der IOM SUMMIT ist nun schon über zwei Wochen her und ich kämpfe weiterhin an einer schlüssigen Zusammenfassung der Beiträge und Diskussionen. Nach einigen fehlgelaufenen Versuchen will ich mich in der Strukturierung der Ergebnisse an einer klassischen Dreiteilung orientieren und meine Erkenntnisse nach Empfehlungen für den strategischen Ansatz, der operativen Umsetzung sowie der technologischen Trends zum Digital Workplace und der digitalen Transformation im Unternehmen gliedern.

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Als Randnotiz ist dabei natürlich zu bemerken, dass es mittlerweile einen breiten Konsens darüber gibt, dass der „Digital Workplace“ nur ein Mittel zu einem definierten Zweck darstellt. Die digitale Transformation des Unternehmens kann dabei ein direktes oder indirektes Ziel darstellen. Egal ob direkt oder indirekt – am Ende des Tages bewirken die durch den „Digital Workplace“ ermöglichten, neuen Arbeitsweisen eine digitale Transformation. Die Einführung des „Digital Workplace“ ist dabei als „Öffnen der Büchse der Pandorra“ zu verstehen. Gleichsam braucht es aber für den nachhaltigen Erfolg eine Nutzungs- und Handlungsakzeptanz für den Einsatz der Werkzeuge und der Anwendung der neuen Arbeitsweisen. Ferner kann in dem Gesamtkontext nicht mehr von einem Projekt gesprochen werden, sondern vielmehr von einer “Reise” bzw. eines Veränderungsprozess, der kein klar definiertes Ende hat.

Vor diesem Hintergrund gibt es viele unterschiedliche Projekte, Programme und Initiativen in den Unternehmen – von denen keines wirklich als abgeschlossen bezeichnet werden kann. Die Ergebnisse der Diskussionen beim IOM SUMMIT können damit auch nicht als „abgeschlossene Wahrheit“ verstanden werden, sondern stellen vielmehr einen Zwischenbericht über neue Erkenntnisse in diesem Themenfeld dar.

Im Fokus der strategischen “Projekt”-Entwicklung steht die Vision der Bereitstellung einer Veränderungsplattform

Im Hinblick auf die strategischen Aspekte lag der Konsens der Diskussionen beim IOM SUMMIT darin, dass der “Digital Workplace” natürlich nicht zum technologischen Selbstzweck werden darf, sondern immer nur ein Werkzeug bzw. Mittel für ein höheres Ziel darstellt. Bei den Zielen wurden über die verschiedenen Projekte immer wieder zwei Grundmuster unterschieden: Entweder lag das Ziel in der Optimierung der “Business Performance” oder in der “digitalen Transformation”. Während die Unternehmen bei der ersten Zieldimension strategisch im Rahmen des gesetzten Geschäftsmodells agieren und versuchen, dieses durch eine verbesserte Zusammenarbeit, einen besseren Informationsaustausch sowie ein insgesamt offeneres und flexibleres Agieren der Mitarbeiter im Geschäftsprozess zu verbessern, geht es bei der zweiten Zielsetzung klar um die Infragestellung des bestehenden Geschäftsmodells und der Suche nach Innovationen für Produkte, Prozesse und das Geschäftsmodell an sich.

Der “Digital Workplace” als “digitale Arbeitsplatz-Umgebung”, die mit Hilfe verschiedener Services eine bessere Vernetzung der Mitarbeiter, einen besseren Informationsfluss sowie eine insgesamt verbesserte Transparenz über die Vorgänge des Unternehmens bietet, dient hierbei als Werkzeug, welches aber nur zur richtigen Geltung kommt, wenn es auf eine etablierte Feedback- und Veränderungskultur trifft. Hier gilt dann das gute Bonmot von Peter Drucker: “Culture eats Strategy [oder auch Technology] for Breakfast”.

Wenn diese Veränderungskultur vorhanden ist, kann der “Digital Workplace” als Verstärker wirken. Wenn sie aber nicht vorhanden ist, kann der “Digital Workplace” natürlich nicht seine Effekte entfalten – da diese ausgebremst werden -, auf der anderen Seite wirkt der “Digital Workplace” aber auch als “Trojan Mice” (trojanische Maus), die zwar im ersten Schritt nicht den großen Umbruch bewirkt, dann aber über die Entfaltung einer Graswurzel-Bewegung doch zu einer Veränderung in der Feedback-Kultur führen kann. Für die Graswurzel-Bewegungen ist es wichtig, dass diese immer klar entlang eines für das einzelne Team relevanten Business-Nutzen entwickelt werden. Damit erhalten sie ihre Rechtfertigung auch vor dem Management, dass noch nicht auf die Veränderungskultur setzt.

Einige weitere wichtige strategische Aspekte, die beim IOM SUMMIT diskutiert wurden, waren:

  • Die langfristige Zielsetzung für das Organisationssystem und Betriebsmodell der Zukunft sollte eine Plattform-Logik sein. Hier gilt es einen stabilen Organisationskern zu bilden und Kunden- und Service-orientierte Organisationseinheiten an den Rändern als Schnellboote für die Geschäftsentwicklung zu etablieren.
  • Die Veränderungsbewegung muss durch ein “Change Agent Network” untermauert werden, die als Treiber für die Veränderung fungiert. Technologie ist nur “Enabler” – nicht mehr und nicht weniger. Das “Change Agent Network” ist als Nukleus für das Veränderungsmomentum zu verstehen.
  • Zu unterscheiden sind Networks von Communities und Teams – während das Netzwerk die Gemeinschaft der vernetzen Individuen hinter der generellen Vision darstellen, sind die Communities die Projekt- und Businss-bezogene Arbeitsgruppen für Veränderungen. Diese sind nicht zu verwechseln mit Projektteams, die rein funktional und Aufgaben-orientiert agieren.
  • Die Vision eines „Change Leadership“ ist als Rollenmodell für die Führung zu etablieren.

Fokus der operativen Umsetzung muss auf der digitalen „Befähigung“ von Mitarbeiter & Organisation liegen

Bezüglich der Umsetzung und Etablierung der “Digital Workplace”-Ansätze wurde in der Diskussion beim IOM SUMMIT immer wieder die Wichtigkeit der “digitalen Befähigung” betont. Die Nutzung der technologischen Werkzeuge braucht das Verständnis vom sinnvollen Arbeiten und vom individuellen Nutzen – sonst passiert gar nichts bzw. die Werkzeuge werden nicht im gewünschten Sinne genutzt.

In den ersten Projektgenerationen schwärmten die “Evangelisten” immer von den niedrigen Eintrittsbarrieren und der Nutzungsoffenheit der Social-Collaboration-Ansätze – letztendlich birgen aber die geringen Vorgaben der Systeme auch die Gefahr der fehlgeleiteten Nutzung – z.B. der vorwiegenden Nutzung der Kollaborationsplattformen für den privaten Smalltalk. Das Verständnis des richtigen Einsatzes dieser Werkzeuge kann nicht mehr als selbstverständlich angesehen werden. Auch die weitergehende Befähigung zu einem agilen Arbeiten und einem Selbstmanagement braucht Anleitung und Befähigung. Neue bzw. veränderte Verhaltensmuster müssen durch entsprechende Methoden unterstützt werden – sonst fallen die Individuen immer wieder in alte Muster zurück. Im Weiteren braucht das Management dieser Veränderungen wiederum sowohl ein Erfassen und eine Fortschrittskontrolle wie auch ein Storytelling für die Good-Practices, an denen sich die Personen im Veränderungsprozess orientieren können.

Zusammenfassend habe ich aus den verschiedenen Beiträgen folgende Punkte für die operative Umsetzung mitgenommen:

  • Neben der Befähigung für die Werkzeuge braucht es auch eine Befähigung zum “Agile Mindset” & zur Feedback-Kultur:
    • Wichtige Fähigkeiten in diesen Zusammenhang sind: Selbstmanagement sowie Verständnis von der Bedeutung und Funktion der Vernetzung und der Teilhabe
    • Kernqualifikation für die Organisation der Zukunft sind: Selbstmanagement & Eigenverantwortlichkeit – braucht Verbindlichkeit und Zuverlässigkeit
  • Das Veränderungsmanagement braucht eine “Feedback-Schleife” über den Veränderungsfortschritt.
  • Projektverantwortliche (insb. in der Kommunikation) müssen auf den Rollenwechsel – vom Befüller zum Moderator – vorbereitet werden.
  • Projektverantwortliche haben eine klare Vorbildfunktion für verändertes Arbeiten – genauso wie das Management. (Befähigung steht in Wechselwirkung mit Rollenbild)
  • Leitlinien für Change-Management:
    • Leuchttürme haben höchste Priorität
    • Digitalisierung ist Ursache, Katalysator und Produkt von Veränderungen
  • Störfaktoren (analog und digital) müssen vermieden bzw. reduziert werden – evt. müssen alte Werkzeuge auch abgeschafft/abgestellt werden.
  • Führungskräfte-Entwicklung braucht eine Diagnostik zur Optimierung des Selbstmanagement

Bei der Optimierung des Digital Workplace muss der Fokus auf Entwicklungsfähigkeit liegen

Ein weiterer Diskussionspunkt beim IOM SUMMIT waren natürlich auch die technologischen Projektthemen und Entwicklungstrends – insbesondere was derzeit unter dem Konzeptbegriff “Digital Workplace” verstanden wird. Dabei wird zunehmend von der Idee einer “geschlossenen” Lösung abgerückt – sondern der “Digital Workplace” als offene Infrastrukturbegriff verstanden. Den allgemeinen Trends folgend stand auch beim IOM SUMMIT die Diskussion um die Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz für die Verbesserung der Zusammenarbeitsplattformen hoch im Trend. “Conversational UX” à la Slack, Chatbots als intelligente Serviceagenten sowie die Integration von Drittsystemen waren die Trend-Themen, denen hier in Zukunft mehr Aufmerksamkeit geschenkt werden muss.

Insgesamt bestand das Fazit zu den technologischen Trends – dass die Ansätze die Entwicklungsfähigkeit der digitalen Transformation unterstützen müssen und nicht behindern dürfen. Es gibt kein klares Bild von der Endlösung – daher braucht es hier “flexible” Konzepte. Kollaborationsplattformen müssen komplementär zu Geschäftsprozesslösungen laufen, sich nahtlos mit diesen integrieren und eine Geschäftsprozess-übergreifende Zusammenarbeit ermöglichen. Kognitive Systeme müssen helfen – den Information Overload im kollaborativen Umfeld für das Individuum beherrschbar zu machen und unterstützen, den Fokus auf das Relevante bei der Aufgabenerledigung zu setzen. Da jede Funktions- und Anwendungsbereich seine sehr unterschiedlichen Anforderungen hat, braucht es eine Unterstützung von sehr unterschiedlichen Anwendungs- und Integrationskontexte, damit der “Digital Workplace” als “Enabler” für das gesamte Unternehmen und nicht nur die “Desktop-basierten Wissensarbeiter” fungieren kann.

Folgende Aspekte habe ich abschliessend zu den technologisch orientierten Diskussionen notiert:

  • Der Digital Workplace der Zukunft kommt nicht ohne mobilen Zugang & eine mobile Anwendungsoptimierung aus.
  • Für die Entwicklungsfähigkeit braucht es die Integration verschiedener Systemanwendungen in einer UX.
  • Da die funktionalen Anforderungen sehr unterschiedlich im Unternehmen sind, sollte eine Art  Plattform-Strategie mit einem “App-Store” verfolgt werden, bei der  jeder nur das nutzt, was er/sie braucht.
  • Kognitive Systeme für nachträgliche Vernetzung von Themen & Personen sowie Relevanzschaffung durch Filter & Personalisierung im Information Overload; dabei dürfen kognitive Systeme immer nur Assistenz-Systeme sein und die Entscheidung weiterhin in der Hoheit der Anwender liegen.
  • Relevanz durch Personalisierung mit Hilfe von kognitiven Assistenz-Systemen

Insgesamt brachte der IOM SUMMIT 2016 wieder viele spannende Themen für die Weiterentwicklung der Projekte zutage – und Dank der engagierten Referenten und Teilnehmer waren es sehr lebhafte Diskussionen, die in der Zukunft noch mehr Raum brauchen. Wir haben die Mitschrift zum Download bereitgestellt – sie kann auf folgender Seite bezogen werden: http://www.iom-summit.de/blog/download-mitschrift

Weiter freuen wir uns die Termine für 2017 bekannt geben zu können – so treffen wir uns schon im März am 20. & 21. März zur Enterprise Digital Arena auf der CeBIT. Am 03.05. wollen wir im Rahmen einer speziellen Tech Edition des IOM SUMMIT, die aktuellen technologischen Trendthemen und Erfahrungswerte vertiefen. Der IOM SUMMIT 2017 als Jahresveranstaltung findet dann wieder am 19. & 20. September statt.