#cebiteda17 Andreas Schulze-Kopp über die Annäherung von interner und externer Kommunikation

Seit Januar 2017 verstärkt Andreas Schulze-Kopp die GIS AG als Berater Digital Workplace. Dabei begleitet er digitale Transformationsprojekte und unterstützt Unternehmen auf dem Weg zum Social Business.

Als zertifizierter Social Media Manager ist er viel im Social Web und auf Events unterwegs und als Autor auf diversen Fach-Blogs zum Thema Social Intranet tätig.

Andreas ist unser Interviewpartner zum Thema interne und externe Kommunikation.

 

Welche drei Schlagworte bringst Du zur #cebiteda17 mit?

  • #KI Seit vielen Jahren geistert der Begriff der künstlichen Intelligenz umher und war nie wirklich greifbar. Es gab weder die Technologien, noch die möglichen Anwendungsszenarien und oft auch nicht die Phantasie der Menschen all das könnte Realität werden. All diese Aspekte verändern sich aktuell rasant. Man braucht nicht mehr viel Phantasie um sich beispielsweise vorzustellen, das gewisse Tätigkeiten nicht mehr in der heutigen Form durchgeführt werden. Leider sorgt diese Tatsache oft für eine negative und ablehnende Haltung Neuerungen gegenüber. Virtual Reality, Augmented Reality, Internet of Things, Watson, um nur ein paar Themen zu nennen, die uns auch in der (internen) Kommunikation in nächster Zeit noch stärker beschäftigen werden.
  • #DigitalWorkplace Weil der Begriff des digitalen Arbeitsplatzes nicht nur im weltweiten Kontext immer noch wichtig ist, sondern weil er auch in Deutschland erfreulicherweise immer mehr ankommt. Unternehmen beschäftigen sich immer offener, aktiver und konstruktiver mit dem Thema Digitalisierung. Auch wenn hier noch Luft nach oben ist kann man beobachten, dass Unternehmen nun eher die Chancen der Digitalisierung in den Vordergrund stellen. Das stimmt mich zuversichtlich für die Zukunft, wobei man auch sagen muss, dass Deutschland in Summe mehr zur Steigerung des Digitalisierungsgrades tun muss. Sonst verpasst man in vielen Bereichen den Anschluss an andere Länder und Regionen, mit denen man sich normalerweise nicht vergleichen würde.
  • #einfachmalmachen Meine Hoffnung ist, dass Unternehmen genau das zukünftig noch öfter beherzigen. Um den zuvor erwähnten Anschluss nicht zu verlieren, muss man Dinge auch einfach mal in die Hand nehmen. Sachen anfangen ohne 100%-ig zu wissen, was am Ende dabei herauskommt, entspricht nicht der deutschen Mentalität und macht diese Herausforderung nur noch schwerer. Organisationen müssen ihre eigenen Erfahrungen machen (positiv als auch negativ) und sie für bessere Entscheidungen nutzen.

Als wir uns über dieses Interview austauschten, hast Du eine immer größer werdende Schere zwischen interner und externer Kommunikation genannt. Woran machst Du diese Schere aus?

Wenn es in der Vergangenheit um eine moderne und digitale Veränderung von Unternehmen ging, handelte es sich meist um die Modernisierung der externen Kommunikation. Es war in aller Munde und total “en vogue”, eine Social Media Strategie zu erarbeiten, diverse Accounts auf zahlreichen Social Media Plattformen zu eröffnen und die externe Kommunikation auf neue Beine zu stellen. Man hat sich in diesem Fall am Kommunikationsverhalten seiner Kunden orientiert und ist, was ja auch total richtig ist, dorthin gegangen, wo die Kunden sind. Social Media Manager wurden ausgebildet, eingestellt und parallel dazu wurde ähnliches mit Community Managern gemacht. Unternehmen haben ihre Kommunikation mit Kunden und Partnern auf eine völlig neue Ebene gehoben und haben den Zusammenschluss mit der internen Kommunikation vernachlässigt. Der Trend war für viele verlockend, weil man mit vermeintlich wenig Investment einen hohen ROI (Return on Investment) erzielen konnte. Geringer Einsatz, kalkulierbares Risiko und hoher Gewinn durch Facebook & Co.? Nicht für alle Unternehmen ging dieser Plan auf, denn vielerorts war nicht jeder Kanal wirklich sinnvoll.

Was viele Unternehmen in diesem Zusammenhang vergessen oder unterschätzt haben ist die Bedeutung, dass, wenn sie die Kommunikation nach außen entsprechend anpassen, sich diese auch innerhalb des Unternehmens widerspiegeln muss. Was genau verbirgt sich dahinter? Eigentlich ganz einfach: Man kann nach außen nicht modern, interaktiv und offen agieren, wenn das Unternehmen dies intern nicht wirklich ist. Hier zählen in der Tat die “inneren Werte”. Wer nach außen verstärkt mit Kunden und Partnern vernetzt zusammenarbeiten möchte, muss erst einmal nach innen vernetzt sein und seinen Mitarbeitern neue Formen der Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglichen. Zum anderen erwarten jüngere Mitarbeiter diese Möglichkeit der Kommunikation von ihrem Arbeitgeber. Mitarbeiter wollen digitale, webbasierte Services, die sie aus ihrem privaten Umfeld kennen, auch im beruflichen Kontext nutzen.

Unternehmen, welche dies als Chance und nicht als Gefahr oder gar als Bedrohung sehen, haben durch Social Media in der internen Kommunikation eine große Chance, die Kooperationsfähigkeit zu sichern und die „digitale Schere*“ zur externen Kommunikation ein großes Stück zu schließen.

Anmerkung

Der Begriff der Digitalen Schere wurde von Lutz Hirsch, HIRSCHTEC, geprägt. Siehe unter anderem den Blogbeitrag “Bei der Digitalen Transformation muss es heißen: Intern vor extern.

Worin siehst Du die Aufgabe der internen Kommunikation?

Die primäre Aufgabe der internen Kommunikation ist und bleibt, alle Mitarbeiter mit allen notwendigen Informationen zu versorgen. Aber genau diese Aufgabe des Versorgens mit Inhalten in sämtlichen Formen hat sich in letzter Zeit grundlegend geändert. Unternehmen nutzen nicht mehr die mit Berechtigungs- und Freigabeprozessen überhäuften und unnötig komplizierten Content Management Systeme.

Man nutzt vermehrt einfache Plattformen zur einfachen Inhaltserstellung, wie beispielsweise die eines Social Intranets, und gibt so einer breiteren Basis der Belegschaft die Möglichkeit, sich aktiv zu beteiligen. Der digitale Arbeitsplatz verbindet also Kommunikation und Zusammenarbeit, was am Ende sowohl den Menschen als auch das Unternehmen produktiver macht. Es sind Werkzeuge, welche in ihrer einfachen Handhabung an die privat genutzten Tools angelehnt sind und es den Mitarbeitern einfachen machen, sich aktiv zu beteiligen.

Es wird zukünftig nicht mehr die klassische “Zentral-Redaktion” geben, über deren Tisch alle im Intranet zu veröffentlichenden Inhalte gehen. Hier wird die interne Kommunikation wesentlich einfacher werden, was dann auch zu einer größeren Akzeptanz eines Intranets oder eines digitalen Arbeitsplatzes sorgen wird. Außerdem wird sich die interne Kommunikation neben der Erstellung von Inhalten mehr und mehr um das interne Community Management kümmern. Denn wo Interaktivität stattfindet und Menschen sich aktiv beteiligen, sollte bei allen Freiräumen für die Nutzer die Moderation nicht unterschätzt werden.

In seinem Blogbeitrag „Kommunikation an die Arbeit“ schreibt Siegfried Lautenbacher der Kommunikation ins Pflichtenheft zu zeigen, wie Kommunikation einfach, verständlich und offen funktioniere. Hat sich die interne Kommunikation bereits so entwickelt, dass sie dieser Aufgabe nachkommen könnte oder was ist noch zu tun?

Sie ist auf einem guten Weg würde ich sagen. Viele Unternehmen mussten die zahlreich durch die Luft fliegenden Buzz-Words wie beispielsweise Digital Transformation, Social Intranet, Digital Workplace erst einmal sortieren, verstehen und die für sie relevanten Schlüsse daraus ziehen. Ansonsten kann ich die Punkte aus Siegfrieds Beitrag nur unterstreichen.

Der digitale Arbeitsplatz sieht für jedes Unternehmen individuell anders aus. Aber auch für jeden der dort beschäftigten Mitarbeiter. Denn die Bedürfnisse und Anforderungen sind ebenfalls sehr job- bzw. rollenspezifisch. Es geht nicht mehr darum, Bestehendes hübscher zu machen, sondern darum, die bestehende Systemlandschaft zu vereinfachen, Kommunikation einfacher zu gestalten und Zusammenarbeit zu ermöglichen. Jeder Mitarbeiter trägt mit seinem Wissen zum Erfolg des Unternehmens bei und muss dazu befähigt sein, dies auch aktiv tun zu können.

Dies geht nicht, wenn man weiterhin in den so oft erwähnten Silos arbeitet.

Welche Erwartungen hast Du an die #cebiteda17?

Wirkliche Erwartungen an die #cebiteda17 habe ich eigentlich nicht, denn es kommt bekanntlich meistens anders, als man denkt. Ich hoffe auf neue Impulse, spannende Gespräche mit Menschen, die sich derzeit mit dem Thema der internen Kommunikation beschäftigen. Natürlich ist es schön, Freunde und Gleichgesinnte einmal im Jahr in Hannover wieder persönlich zu treffen.

Ich wünsche mir aber, dass noch mehr Interessenten die große Bühne der CeBIT zum konstruktiven persönlichen Austausch nutzen. Veranstaltungen wie die CeBIT haben derzeit nicht den besten Ruf und Messen werden oft als nicht mehr als zeitgemäß angesehen. Persönlich finde ich das sehr schade und kann dies auch nur bedingt nachvollziehen. Natürlich hat man heutzutage weitaus mehr Möglichkeiten und die Technik wird hier immer besser. Aber für mich geht nichts über den persönlichen Kontakt und den persönlichen Austausch mit Menschen. Und darauf freue ich mich jedes Jahr wieder.

Danke, Andreas, für Deine Gedanken zur Kommunikation – ab hier und jetzt dann nicht mehr unterschieden nach intern und extern.

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Ellen Trude, nach 28 Jahren Tätigkeit in Aus- und betrieblicher Weiterbildung der Bayer AG mit stets neuen und meist innovativen Projekten und Aufgaben nunmehr in einer gesunden Mischung aus Vorruhestand und Aktivitäten rund um Workplace (Arbeiten 4.0 / Digitalisierung) und Lernen (Lernen 4.0 / Social Learning) unterwegs - meist digital.