#ioms17 Tech. Edition: Gerald A. Pitschek über Enterprise-Content-Management & Collaboration. Doch wer hat die Nase vorn?

Unser Interviewpartner, Gerald A. Pitschek, eröffnet die Interviewreihe zur Tech. Edition und bringt Klarheit über ECC, ECM, BPM, EX oder Collaboration und wie sich dies alles zueinander verhält.

Gerald A. Pitschek ist einer der renommiertesten herstellerunabhängigen Berater im deutschsprachigen Raum rund um Enterprise-Content-Management (ECM), Enterprise-Collaboration-Communication (ECC) sowie Business-Process-Management (BPM).

In seiner Funktion als Principal Consultant und Analyst unterstützt er Unternehmen bei der Digitalisierung und der Konzeption, Auswahl und Implementierung von IT-Systemen zum Management von elektronischen Dokumenten, zur Verbesserung von Geschäftsprozessen und der IT-gestützten Zusammenarbeit.

Herr Pitschek – Sie übernehmen einen der Einführungsvorträge beim bevorstehenden IOM SUMMIT / TechEdition. Mit welchen drei Schlagworten können wir die Inhalte Ihres Vortrages belegen?

Mein Vortrag wird sich auf die Kernthemen “#Digital Office”, #ECM/Content-Services und #Collaboration fokussieren. Dabei werde ich besonders auf die notwendige/sinnvolle Integration von digitalen Content/Dokumenten, Geschäftsprozessen und der IT-gestützten Zusammenarbeit eingehen.

In Ihrem Vortrag geht es also um die Themen Enterprise Content Management und Kollaboration. Spielen die Themen zusammen oder gegeneinander?

Diese beiden Themen gehören zusammen.

Enterprise-Content-Management ist dabei historisch eine Begrifflichkeit rund um Dokumenten-Management, Workflow und Archivierung. Und Collaboration war dabei ursprünglich im riesigen von AIIM definierten “ECM-Themenhaufen” verankert, hat sich jedoch in letzter Zeit quasi am Markt verselbstständigt. Derzeit, getragen durch Innovationen spannender Startups und etablierter Social-Media-Konzerne, hat das Thema Collaboration die Führerschaft gegenüber ECM im “Digital Office Markt” übernommen. ECM wird dabei am Markt leider als “old-school” wahrgenommen, steht oft für Compliance, Strukturerhaltung sowie vorgegebenen Strukturen und ist nicht nur vom Wording her eher IT-/Infrastruktur-lastig. Deshalb wird der seit Jahren angestrebte Massenmarkt für die hochentwickelten, sehr ausgereiften ECM-Systeme in Zeiten des agilen, kundenorientierten Umbruchs wohl nicht mehr zu erreichen sein.

Als Wegbegleiter der ECM-Branche leide ich da etwas mit, da ich weiss, wie sehr ECM als Digitalisierungs-Wegbereiter vom Markt nicht anerkannt wurde/wird, obwohl viele ECM-Anbieter seit Jahren eigentlich als Visionäre des digitalen Arbeitsplatzes gelten könnten.

Collaboration dahingehend scheint disruptiv, zukunftsorientiert und agil, kommt meistens aus der Cloud und ist bezüglich der Anwendung und Nutzung näher am Anwender. Man muss als Beispiel hierzu nur die Angebote im Cloud- und EFSS-Umfeld betrachten. Umso mehr trifft Collaboration daher den Nerv der Zeit und vieler großer aber insbesondere auch kleinerer Unternehmen und damit den Massenmarkt.

Um ein “Digital Office” ganzheitlich umzusetzen, sind aber in der Praxis beide Ansätze notwendig.

Die Zukunft des Digital Workplace muss also beide Ansätze vereinen. Welchen Ansatz sehen Sie dabei als das führende System bzw. als die Schnittstelle zum Anwender?

Es gibt kein ausdrücklich führendes System. Das jeweils anstehende Problem bestimmt den Ansatz. In einigen (sehr bekannten von Gartner vor vielen Jahren als CEVA’s – Content-Enabled-Vertical-Applications) genannten Fällen ist ECM die perfekte Lösung. In anderen Fällen wiederum steht die unstrukturierte, interaktive Zusammenarbeit von Teams im Vordergrund. Zweitens. Weder ECM noch Collaboration sind als Teilkomponenten das “Gesicht zum Anwender”.

Der moderne digitale Arbeitsplatz wird mehr oder weniger durch die unternehmensspezifischen Kernanwendungen und eine neue Art einer integrierten kundenorientierten “Employee-Platform” hin bestimmt. Employee-Experience (EX) ist dabei ein neues Schlagwort.

Natürlich definiert auch die Unternehmensgrösse, Kultur und Organisationsstruktur sehr oft, welcher dieser Ansätze in Unternehmensbereichen zum Einsatz kommt. ECM steht da historisch gesehen wie gesagt für Angebote an Unternehmen mit eher strukturierten Anforderungen. Collaboration hingegen hat den Siegeszug ganz klar aus der Cloud heraus angetreten, indem innovative, pfiffige Lösungen für kleinere Unternehmen und Teams entwickelt wurden.

Ich sehe da also keine direkte Führerschaft, sondern eher die Akzeptanz und Nutzungswilligkeit der Anwender als Erfolgsfaktor.

Welche Herausforderungen stellen sich bei der Integration von ECM-Ansätzen in Digital Workplace Konzepte auf Basis von Kollaborationsplattformen?

Nun ja, ganz so einfach wird es nicht werden. Einerseits sind die beiden Ansätze bezüglich der Prozess- und Teamunterstützung unterschiedlich ausgerichtet. Andererseits ist die Anwender-Akzeptanz ein willfähriger Erfolgsfaktor. Stehen bei ECM Begrifflichkeiten wie Compliance, Systematik oder Governance im Vordergrund, sind es beim Collaboration-Ansatz zumeist Themen wie Geschwindigkeit, Kundenorientierung oder persönliche Produktivität.

ECM-Anbieter stellen für den jeweiligen Vorteils-Ausgleich daher vermehrt “weiche Features” (wie adhoc-Workflows, Social-Features, Activity-Streams,…) zur Verfügung, während Collaboration-Lösungen immer mehr eher “harte Features” (strukturierte Workflows, Dokumenten-Management, Archivierung,…) aufweisen, um ein entsprechendes Gesamtangebot anzubieten. Beide Lösungen tun sich jedoch noch etwas schwer, ein Gesamtangebot bzw. eine umfassende und sinnvolle Integration anzubieten.

Um eine ganzheitliche Idee anzubieten, müssten sich die beiden Ansätze bezüglich ihrer Lösungskompetenzen annähern. Da sehe ich bei den ECM-Anbietern viele und eigentlich mehr Innovationen. Letztendlich läuft derzeit jedoch alles auf eine Ausbreitung des “volksnäheren” und einfacher umzusetzenden Collaboration-Gedankens hinaus, so nach der Sprint-Idee: Better done, than perfect. Dabei wird ECM nicht nur als Begriff (siehe aktuelle Diskussion rund um: ECM is dead) leiden, sondern es werden auch neue Technologien und Komponenten des digitalen Arbeitsplatzes (Digital Workplace) immer öfters tief in ECM-Gefielde eindringen und damit thematisch die Markt-Vorherrschaft übernehmen.

ECM als Konzept und Methodenmix wird dabei weiterhin im Hintergrund sehr wichtig sein. Ob und wie sich ECM als Begriff und damit auch als Markt entwickelt, wird man die nächsten 12-18 Monate sehen.

Welche zentrale Empfehlung können Sie für die Integration der Ansätze geben?

Enterprise-Content-Management muss man dort einsetzen, wo es perfekt hingehört bzw. den größten Nutzen stiftet. Die Use-Cases sind bekannt: z.B. Capture (Paperless), elektronische Akten, Archivierung oder Prozessoptimierung (Workflow). Dabei kann man kurzfristig Nutzen generieren und hat einen perfekten ROI.

Der Einsatzbereich von modernen Collaboration-Systemen ist etwas breiter gefächert und wird massiv durch Innovationen von Startups und der allumfassenden Mobilität befeuert. Oft geht es dabei um teamorientierte und kundenseitige IT-Angebote. Vereinfacht also: Strukturierter Prozess auf der ECM-Seite. Kundenorientiertes Team auf der Collaboration-Seite.

Eine Integration macht dort Sinn, wo beide Ansätze notwendig sind, bestens entsprechen und sich ergänzen. Alles andere mit Gewalt zu integrieren, macht meiner Meinung nach wenig Sinn.

Ich sehe dabei jedoch kein Silo-Denken, eher eine Sicht nach vorne, in Richtung “Work Digital Smarter”. Pragmatisches Vorgehen wird wohl der richtige Ansatz sein.

Aktuell ganz en Vogue ist die Diskussion um virtuelle Assistenzsysteme, die mit künstlicher Intelligenz und Conversational Interfaces mehr Überblick für den Anwender im “Information Overflow” bringen sollen. Welche Veränderungen wird diese Entwicklung noch bringen?

Klar, der KI/AI-Hype ist da und setzt überall seine Marker. Die Bandbreite ist dabei riesig. Ich sehe da einiges auf uns zurollen. “Lernende Workflow-Systeme”, “unterstützende, wissende Collaboration-Lösungen” sind nur die Spitze des Eisberges. Letztendlich wird es um die Innovierung bestehender Arbeitskonzepte und der IT-Unterstützung am Arbeitsplatz gehen. Im traditionellen ECM-Bereich wird dies z.B. die Bilderkennung und automatische Klassifikation beim Scannen sein. Aber auch Entscheidungshilfen z.B. bei einer Eingangsrechnungsfreigabe werden helfen, die Automation im “Digital Office” noch weiter voran zu treiben.

Im Collaboration-Umfeld gehe ich davon aus, dass wir bald jede Menge intelligenter Assistenzsysteme haben werden, welche uns helfen werden, Termine zu koordinieren, gemeinsam Dokumente zu erstellen oder auf organisatorische Änderungen bzw. Marktgegebenheiten schneller zu reagieren. Ich meine mal, der “Office-Bot” wird bald keine Fiktion mehr sein. Von Sprachaus-/eingabe und den damit verbundenen Möglichkeiten mal abgesehen.

Eine mir sehr wichtig angesehene Anwendung sollte dabei nicht vergessen (die gehört anscheinend sich selbst bzw. wird tendenziell in den Wissens-Management-Markt gesetzt) werden: Search/Enterprise-Search. Hier erwarte ich mir einen massiv raschen Quick-Win für die Anwender. Wer morgen noch manuell klassifiziert, ablegt und versucht zu finden, wird zum alten Eisen gehören und damit verlieren…

Was sind Ihre Erwartungen an den IOM SUMMIT?

Ich erwarte mir eine spannende Veranstaltung, bei welcher aktuelle, praxisorientierte Themen rund um den “Digitalen Arbeitsplatz” intensiv und praxisnahe diskutiert werden, aber auch Innovationen hinsichtlich ihrer “Zukunfts-Tauglichkeit” im Brennpunkt stehen.

Ich freue mich darauf!

Wir sagen Danke für das Interview und freuen uns auf Ihren Beitrag auf dem IOM Summit: “Enterprise-Content-Management und Collaboration – Compliance versus Agilität”.

Gründe genug gibt es in diesem Jahr für eine Tech. Edition des IOM Summit, die plakativ unter rasanter technologischer Entwicklung subsummiert werden können. Mehr dazu im Blogbeitrag von Björn Negelmann und der Blick ins Programm untermauert: Im Mai braucht es eine Tech. Edition.

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Ellen Trude, nach 28 Jahren Tätigkeit in Aus- und betrieblicher Weiterbildung der Bayer AG mit stets neuen und meist innovativen Projekten und Aufgaben nunmehr in einer gesunden Mischung aus Vorruhestand und Aktivitäten rund um Workplace (Arbeiten 4.0 / Digitalisierung) und Lernen (Lernen 4.0 / Social Learning) unterwegs - meist digital.





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