#ioms17 Mit dem Digital Workplace zu einem neuen Miteinander im SWK-Konzern

 

Auch bei der SWK Stadtwerke Krefeld AG zieht der digital Workplace ein. Ein Satz, den wir hoffentlich in überschaubaren Jahren nicht mehr formulieren müssen, gibt es ihn doch (wahrscheinlich, hoffentlich, notgedrungen) überall. Dass dies in diesem Jahr noch nicht der Fall ist mit dem Überall, ist wohl bekannt. Um so schöner, dass immer mehr Praxisbeispiele oben ausgesprochene Hoffnung untermauern.

Ein solches Praxisbeispiel stellt uns am 19.09.2017 Anke Schöps vor. Sie unterstützt und etabliert als Projektleiterin den Aufbau eines Social Intranets bei der SWK STADTWERKE KREFELD AG. Nach ihrem Studium in Kommunikationsdesign führte sie ihr Weg zunächst in das Agentur- und klassische Verlagsgeschäft. Aus den analogen Medien folgte der Sprung in den Aufbau neuer digitaler, vernetzter Welten. Ihr Schwerpunkt ist die ansprechende Visualisierung und überzeugende Vermittlung komplexer Inhalte. Ihre Liebe für Fotografie und neue Medien lebt sie als passionierte Reisebloggerin auch außerhalb des Büros.

Frau Schöps, welche Schlagworte kennzeichnen Ihren Beitrag auf dem #ioms17?

#SocialIntranet #Collaboration #Wissensmanagement

In Ihrer Fallstudie stellen Sie uns das neue Miteinander im Konzern vor. Was hat Sie angetrieben, ein neues Miteinander anzustreben?

Der SWK Konzern, das größte rein kommunale Stadtwerk in Nordrhein-Westfalen, ist in den letzten Jahren stark gewachsen. Über 2.500 Mitarbeiter widmen sich an über 30 Standorten den Themen Energie, Entsorgung und ÖPNV. So vielfältig wie die Geschäftsfelder und Menschen im Konzern sind auch die Gründe für den Aufbruch in das „Neue Arbeiten“ mit „kosmos“ – unserem Social Intranet auf Basis von SharePoint 2016.

Ich bin mir sicher, dass unsere Gründe den meisten von Ihnen bekannt vorkommen: Unser altes Intranet ist in die Jahre gekommen – hier wünschten sich die Mitarbeiter ein neues frisches Portal. Aber auch die Schlagworte dieser Zeit gehen an uns nicht vorbei. Demografischer Wandel und Digitalisierung stellt die Organisation vor neue Herausforderungen. Viele ältere Mitarbeiter werden das Unternehmen in den nächsten Jahren verlassen, es gilt Wissen zu vermitteln und weiterhin für den Nachwuchs ein attraktiver Arbeitgeber zu bleiben. Sicherlich ist ein Social Intranet keine Frage des Alters; aber die jüngere Generation wächst mit völlig neuen Formen der Kommunikation, die sie zu Recht auch in ihrem Arbeitsumfeld erwarten.

Der Beschreibung „neues Miteinander“ scheint mehr als der Begriff Social Collaboration, der ja vielfach mit dem Digital Workplace verknüpft ist. Was steckt hinter dem Miteinander?

Es geht um so herausfordernde Themen wie Transparenz, Offenheit, den Mut zu Unfertigem, das Einbringen von neuen Ideen und Impulsen. An vielen Stellen im Konzern beschäftigen wir uns seit Jahren mit ähnlichen Themen. Häufig wissen wir aber nicht von der Arbeit des anderen. Statt gemeinsam, arbeitet jeder alleine an seiner Lösung. Mit kosmos wollen wir Austausch initiieren und Kollegen, Themen und Lösungen miteinander vernetzen. Das ist ein weiter Weg. Denn nicht die Technologie ist der Schlüssel zum Erfolg, sondern der Mensch dahinter!

Nur weil wir einen schicken SharePoint einsetzen ändert sich unsere Unternehmenskultur ja nicht. Das braucht Zeit und Impulsgeber, die den Wandel zum neuen Miteinander treiben. Deshalb haben wir uns schon während der Projektphase darum gekümmert, wer das Thema kosmos auch nach Start der Plattform betreut. Vier Mitarbeiter aus den Bereichen Personal, Unternehmenskommunikation, IT und Unternehmensentwicklung investieren einen Großteil ihrer Arbeitszeit darauf, die Kollegen beim Start mit kosmos zu unterstützen.

Wenn Sie einen kurzen Ausblick auf Ihren digital Workplace schon heute geben mögen, wie würden Sie ihn beschreiben?

Neun Monate nach dem Start stecken wir immer noch in den Kinderschuhen. Es ist einiges geschafft, so haben wir z. B. eine neue, frischere Art der Kommunikation gestartet. Statt Top-Down-Kommunikation nutzen viele Mitarbeiter Blogs, um auch selbstständig über Projekte und Themen zu berichten und Wissen zu teilen. Die klassischen SharePoint Teamsites werden rege genutzt – jedoch ist hier noch viel Unterstützung zu leisten. Vor allem die schon oben angesprochenen Themen wie Transparenz und Mut zu Unfertigem stellen viele Bereiche vor Herausforderungen. Hier unterstützt das kosmos-Team mit individuellen Schulungen und zeigt wie es auch mal anders gehen kann.

Digitale Workflows zum Urlaubsantrag und zur Zeiterfassung sparen uns eine Menge Papier und Aufwand. Hier ist der erste Schritt getan, um zukünftig noch weitere Prozesse, z. B. die Dienstreiseabrechnung, digital abzuwickeln.

Wie nehmen die Mitarbeitenden des SWK Konzerns den digital Workplace an?

Auf die anfängliche Euphorie folgte schnell die Realität: kosmos kann unser Arbeiten verändern, aber es wird nicht auf Knopfdruck geschehen. Es verlangt Bereitschaft zur Veränderung und Lust auf Lernen, sicherlich auch die Zeit dazu und die Rückendeckung des Chefs. Viele Mitarbeiter haben schon vor GoLive mit den Hufen gescharrt wann es endlich losgeht. Teilweise weil sie SharePoint schon kannten oder einfach voller Vorfreude auf die Möglichkeiten waren. Diese Mitarbeiter sind heute gute Multiplikatoren für Kollegen. Andere stehen dem Thema zunächst noch skeptisch und abwartend gegenüber. Das kosmos Team meistert diesen Spagat durch möglichst individuelle Unterstützung.

Neun Monate nach GoLive bieten wir nach wie vor Grundlagenschulungen an, aber vermitteln auch Expertenwissen für Kollegen, die mit ihren Teamsites noch effizienter sein wollen. Die wohl größte Herausforderung haben wir noch vor uns, nämlich die stärkere Einbindung unserer Mitarbeiter ohne festen PC Arbeitsplatz. Wie können wir auch Straßenbahnfahrer und Müllwerker mit kosmos abholen? Nun, so wie auch alle anderen Kollegen: Mit Mehrwerten.

Daran arbeiten wir noch, z. B. an einem einfacheren, aber dennoch sicheren Zugang über das Smartphone und individuelle Hilfestellungen, z. B. die Digitalisierung bestimmter Formulare. Veränderung braucht diese Geduld und individuelle Betreuung. Schließlich gestalten wir unseren Arbeitsplatz von morgen, eine abwechslungsreichere und spannendere Aufgaben kann es kaum geben!

Was sind Ihre Erwartungen an den IOM Summit?

Ich freue mich auf Inspiration, Erfahrungsaustausch und Vernetzung mit vielen Interessierten, die auf der gleichen Reise sind wie wir oder auch gerade erst damit starten.

Vielen Dank, Frau Schöps, und wir freuen uns auf weitere und tiefere Einblicke in das neue Miteinander bei der SWK Stadtwerke AG.

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Ellen Trude, nach 28 Jahren Tätigkeit in Aus- und betrieblicher Weiterbildung der Bayer AG mit stets neuen und meist innovativen Projekten und Aufgaben nunmehr in einer gesunden Mischung aus Vorruhestand und Aktivitäten rund um Workplace (Arbeiten 4.0 / Digitalisierung) und Lernen (Lernen 4.0 / Social Learning) unterwegs - meist digital.