Digital Workplace Tech FORUM mit neuen Diskussionen zum Wandel im Digital Workplace Ökosystem

Unser Geschäftsjahr 2017 klingt so langsam aus und das kommende Veranstaltungsjahr steht mit seinen anstehenden Terminen bereits “ungeduldig” vor der Tür. Statt der CeBIT Enterprise Digital Arena haben für 2018 eine Neuauflage der Tech-Version des IOM SUMMIT unter dem Namen des Digital Workplace Tech FORUM vorgesehen. Die Gründe für die Notwendigkeit einer singulären Technologie-Veranstaltung zum Themenkomplex “Digital Workplace” sind im Kern noch dieselben wie im letzten Jahr – haben sich nur verstärkt und dann auch etwas verändert.

Denn aus unserer Sicht ist viel im Kontext der Umsetzungskonzepte für den Digital Workplace passiert. Ökosysteme haben sich etabliert bzw. weisen neue Herausforderungen für die Projekte auf, verschiedene Technologie-Trends haben sich gefestigt und andere stehen laut Experten vor dem Durchbruch in 2018 (siehe “9 Technology Trends Shaping the Digital Workplace in 2018“).

Vom Cloud Office zum Adaptive Workplace Ecosystem – und den neuen Herausforderungen auf dem Weg

Der Trend zur Nutzung von Cloud-basierten Büro- und Produktivitätsanwendungen wurde bereits in 2016 vom Bitkom als die Zukunft ausgerufen. Als Grund für die hohe Adoption solcher Anwendungen wurde dabei vom Bitkom-Bereichsleiter Dr. Mathias Weber vor allem in der gewonnenen Flexibilität für der Nutzer gesehen, da diese “ihre Dokumente per Internet und mit einem Gerät ihrer Wahl bearbeiten können“. Was im privaten Kontext und Kleinst-Unternehmen ohne Probleme realisierbar ist, wird im Kontext von Compliance- und Sicherheitsanforderungen von Unternehmen schnell zur Qual. Dies gilt nicht für den Anwender aber für die IT, denn schließlich sollen alle geschäftlichen Dokumente, die von überall und jedem Gerät bearbeitbar sein sollen, dennoch im kontrollierbarem Hoheitsbereich der Unternehmen bleiben.

Und schon sind wir bei der Thematik einer umfassenden Cloud-Office-Lösung mit zahlreichen Werkzeug-Angeboten und einer gemeinsamen Dokumentenverwaltung, die mit zunehmender Größe des Unternehmens dann doch ein durchdachtes Konzept braucht, ohne im Chaos unterzugehen.

Mit den Cloud-basierten Büroanwendungskonzepten wie Office 365, IBM Smarter Work Cloud, Google G Suite, Collabra und den vielen anderen alten und neuen Umgebungen (siehe Suite-Übersicht) kommen aber ganz neue Herausforderungen auf die Unternehmen zu. Neben den üblichen Compliance- und Sicherheitsanforderungen kommen nun Zugriffsherausforderungen in Single- und Multitenant-Umgebungen, Anpassungsherausforderungen für die Anwender und die individuell ausgestalteten Anwendungfälle aufgrund der ständigen Weiterentwicklungen und “Verbesserungen” der Cloud-Umgebungen durch die Anbieter sowie die (entlang der Erfüllung von Compliance- und Sicherheitsüberlegung entstehenden) Anforderungen bei der Realisierung von hybriden (Cloud- und On-Premise) Dokumentenablagen hinzu.

Aus der organisatorischen Sicht gilt es zudem den Anforderungen des beständigen Wandel gerecht zu werden und flexible, möglichst durch den Endanwender selbst gewählte und möglichst nicht überfordernde Anwendungskombinationen zu ermöglichen. Hier wird jüngst das Schlagwort des “Adaptive Digital Workplace” genutzt, der dann in ein “Adaptive Workplace Ecosystem” eingebunden ist.

Insgesamt ist festzuhalten, dass wir in 2017 weit weg von einer einfachen Herangehensweise für die Umsetzung einer alle Anforderungen erfüllenden technologischen Lösung für den Digital Workplace sind – auch wenn es natürlich stimmt, dass im Vergleich mit den organisatorischen Herausforderungen beim Aufbrechen der starren und festgefahrenen Strukturen in den Unternehmen auf dem Weg in die digitale Zukunft die technologischen Herausforderungen sich dennoch als die kleineren und eindeutig lösbaren Herausforderungen darstellen.

Die Integration von “Social” im Digital Workplace und die Gegenüberstellung von “Collaborative In-a-Box Solutions” versus “Integrated Platform”

Eine Nebenbedingung auf dem Weg zur flexiblen, digital unterstützten Organisation ist – neben der Produktivitätsunterstützung z.B. durch funktionierende Cloud-Office-Ansätze – auch die Verbesserung des Informationsflusses und der Kollaboration im Unternehmen. Technologisch sind wir bei diesem Thema in der Ecke der “Social Features” – sprich der Vernetzungs-, Sharing-, Kommentierungs- und sonstigen Interaktionsfunktionen – und der auf den individuellen Nutzer angepassten Aggregation und Offenlegung der für ihn/sie wichtigen Vorgänge (“Activity Stream”).

Im Kontext der Digital Workplace Strategien stellt sich die weiterhin offene Frage – wie die “Produktivitätsumgebung” (Cloud Office) und die “kollaborativ-sozialen Interaktionsumgebung” zusammenzuführen sind. Mit dem Weg in der Cloud bei den Office-Anwendungen stehen bisherige On-Premise-Kollaborationsplattformen (sei es das handgestrickte Sharepoint-Social-Intranet oder die Best-of-Breed-Lösung) unter Zugzwang. Weiter haben sich über die letzten 18 Monate eine ganz neue Kategorie von Lösungsansätzen als “Collaborative In-a-Box”-Lösung auf Basis der Cloud-Office-Plattformen etabliert – siehe z.B. die aktuelle Clearbox Studie. Desweiteren haben auch Cloud-basierte Best-of-Breed-Kollaborationsplattformen ihr Angebot über eigene oder Drittanbieter-basierte Office-Unterstützung ausgebaut.

Für die Realisierung der integrierten Produktivitäts- und Kollaborationsunterstützenden Plattform gibt es daher viele Ansätze und Lösungswege. Auch hier gilt, dass eine Empfehlung natürlich immer nur für den Einzelfall eines Unternehmens getroffen werden kann und ein Erfahrungsaustausch über Do’s und Dont’s immens wichtig ist.

KI-Support, Conversational UX und Voice als neue Anforderungen aus dem Consumer-Bereich für die Enterprise IT

Während “Cloud” und “Social” bisher die Kernthemen bei der “Consumerization of IT” (sprich der “Verallgemeinerung der Nutzung von IT im privaten Bereich”) waren (diese aber wie vorstehend diskutiert nun in der Umsetzung/Realisierung sind), gilt es in 2018 über neue Herausforderungen zu diskutieren – und die liegen ganz klar in der alltäglichen Nutzung von künstlicher Intelligenz, der neuen Dominanz von Chat- und Konversationsschnittstellen bei der Anwendung von Systemen sowie – in der Verbindung von den beiden vorstehenden Punkten – in dem Aufflammen von Sprachanwendungen.

Im Unternehmenskontext gilt es daher über die Integration von auf künstliche Intelligenz aufsetzenden Assistenzsysteme für das unterstützende Filtern, Strukturieren, Auffinden und Sinnstiften von Informationen für die bessere Erledigung von Aufgaben nachzudenken. Was im privaten Kontext mit Apps funktioniert, erwartet der Nutzer in Zukunft auch im Unternehmen.

Gleiches gilt bei der Form der Interaktion, die im Consumer-Bereich – insbesondere bei der jüngeren Generation – zunehmend Chat-basiert abläuft. Dies bringt einerseits die Anforderung, dass Informations- und Diskussionsstrukturen “flacher” sein müssen (mehrstufig nach Themen strukturierte Diskussionsforen laufen diesem Nutzungskontext entgegen!) und dass die Anwendung von Anwendungen bzw. die Suche nach Informationen sich an einer Frage-Antwort-Interaktion (sprich einem Conversational UX Ansatz) orientiert.

Letztlich endlich müssen in naher Zukunft auf künstliche Intelligenz aufsetzende Sprachanwendungen beide vorstehenden Anwendungsfälle in einem zusammenbringen.

Mit Augmented & Virtual Reality Konzepten auf dem Weg zum Mixed Reality Workplace

Ein vierter und letzter zu diskutierende Themenkomplex im Kontext der Digital Workplace Technologien sind die Potentiale der Augmented & Virtual Reality Technologien (Anwendungen & Hardware-Lösungen) als neue Mensch-Maschine-Verbindung. Das Jahr 2017 hat auch hierzu im Consumer-Bereich spannende Technologiefortschritte gebracht (siehe Heise/c’t online Review zur Microsoft Hololens), die für die Ausweitung des “Digital Workplace” neue Potentiale bieten – z.B. bei der Einbindung von Servicetechnikern und anderen sogenannten “Firstline Workern” oder beim Neudenken von “Remote Work” und der Integration von virtuellen Avataren im Zusammenarbeitskontext.

 

Vor dem Hintergrund dieser technologischen Entwicklungen sehen wir nach wie vor den konkreten Bedarf einer spezifischen Technologie-Veranstaltung zum Themenkomplex “Digital Workplace” – vertiefend und ergänzend zu den technologischen Diskussionen, die bereits beim IOM SUMMIT stattfinden. Dies ist dann auch der Grund für die geplante Veranstaltung am 21. & 22. Februar in München, bei der wir am ersten Tag ein Grundlagen-Seminar zu den Cloud-Office-Ansätzen bieten und am 22. Februar eine Ein-Tages-Konferenz mit verschiedenen Experten- und Projektberichten zu den technologischen Entwicklungen und ihrer Realisierung in Digital Workplace Konzepten.

In der nächsten Zeit werden wir hierzu in unserem Blog wieder einige Interviews publizieren, die sich mit der Veranstaltung und den diskutierten Themen auseinandersetzen. Hier sei Ellen Trude für ihre Unterstützung schon heute Dank ausgesprochen – und angemerkt, dass sie sich auch immer über Interessenten für Interviews zu diesem Themenkomplex freut (bitte hierzu einfach über unser Kontaktformular mit uns in Kontakt treten!).

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  1. Ole Wintermann says:

    Volle Zustimmung zu deiner Einschätzung, Björn. 2 offene Fragen ergeben sich: a) Wie verhalten sich diese technischen Punkte zur bestehenden Unternehmenskultur? b) Wie stellt man sicher, dass das C-Level noch ansatzweise den technischen Entwicklungen folgen kann? Im Gegensatz zu anderen Verantwortungsbereichen kann in diesen technischen Fragen keine kompetente Entscheidung getroffen werden, wenn die Technik nicht selbst angewendet und in ihrer Wirkung auf die Unternehmenskultur erkannt wird.

    • Bjoern Negelmann says:

      Hallo Ole – danke für Deinen Kommentar und sorry, dass ich erst heute darauf reagieren. Du hast natürlich recht, dass es immer von Vorteil für die Projekte ist, wenn die Mitglieder des C-Level technik-affin sind und die Innovationen früh spielerisch aufgreifen. Auf der anderen Seite sind wir – nach meiner Meinung – bei den aktuellen Technologiethemen (Plattformzuschnitt, KI, Mixed Reality) gerade wieder in einer “Neu-Findungsphase”, was das Ganze nochmals schwieriger macht.