Social Kollaboration in Finanzabteilungen

Enterprise 2.0 in der Finanzabteilung
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Enterprise 2.0 in Buchhaltung, Rechnungswesen, Controlling sprich Finanzabteilungen – klingt überraschend und leuchtet nicht gleich ein. Ist nicht gar so abwegig wie man zunächst meint.

Social Collaboration wird heute eher in Bereichen wie Business Development, allgemeine Firmeninformationen, Sales, Forschung und Entwicklung oder Projektmanagement eingesetzt, weniger Finanzabteilungen. Im Rechnungswesen und Controlling geht es um Vertraulichkeit und vermeintlich geradlinige, wiederkehrende Prozesse und Analysen. Die Realität sieht oft anders aus: Viel Zeit wird eingesetzt für klärende, nachfragende oder absichernde Informationssuche und Abstimmung. EMail, Telefon und persönliche Nachfrage werden hierfür genutzt. Im besten Falle kollaborative Features im DMS oder ERP-System, soweit die Systeme das überhaupt bieten.

Genau dafür aber eignet sich Social Software besonders gut. Der CFO-Analyst Robert Kugel von Ventana Research beschreibt in seinem Beitrag Social Collaboration Is in Finance’s Future die Vorteile von Enterprise 2.0 in Finanzabteilungen so:

There are many use cases for comprehensive collaboration capabilities in ERP or accounting and financial performance management software. A good deal (maybe too much) of what goes on operationally in finance departments involves checking details and correcting errors – activities that require direct communications. Resolving billing issues could be streamlined if receivables and sales or payables and purchasing were connected to the appropriate collaborative network in the context of executing business processes. For example, end-of-period reconciliations could proceed faster if communications among the right people in the departments involved less effort. The financial close has multiple steps where time saved by resolving snags or clearing up ambiguities consistently can have a meaningful impact on shortening the process. Likewise, planning and review involve a great deal of collaboration, especially in understanding assumptions and expectations or providing perspectives on causal factors behind better or worse than expected results.

Natürlich kommen auch in Finanzabteilungen die typischen Enterprise 2.0 Hürden und Beschleuniger zur Geltung, die in den Menschen und ihrer Kommunikationskultur liegen. Mag der “stereotype Mitarbeiter einer Finanzabteilung” in der Regel heute nicht als besonders kommunikativ in sozialen Medien gelten (wofür ich keinen Beleg habe, und was ggf. sogar ein falsche Vorurteil ist) so wächst auch hier die Generation Facebook nach. Spannend ist natürlich die jetzige Übergangsphase.

Gerade die Finanzabteilung mit ihren spezifischen Aufgaben und dem Streben nach hoher Prozessautomatisierung, könnte die Social Software zu neuen Höhen führen mit der Aufgabe: Wie lassen sich aus den “Rückfragen, Kommunikationen, Einträgen etc.” in den unternehmens-internen sozialen Netzen Wege zur allgemeinen Prozessverbesserung generieren? Es könnte z.B. transparent werden, dass jeden Monat ähnliche Rückfragen zu bestimmten Buchungen, Belegen oder Transaktionen im Social Network auftauchen. Wenn das manuell oder besser automatisch erkannt wird, kann man den Prozess definitiv verbessern. Die Social Software der Zukunft wird hier bestimmt auch Data-Mining-Lösungen bereitstellen, um solche Prozess-Schwächen zu identifizieren.

Zum Thema “Enterprise 2.0 in Finanzabteilungen/Rechnungswesen und Controlling gab es bereits 2011 die Diskussion auf einer Veranstaltung des CIMA Chartered Institute of Management Accountants. Davon gibt es hier eine schöne Liste von Tweets, die bereits einige der Thesen von Robert Kugel enthalten.

 

 

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Thomas Koch

Thomas Koch

Geschäftsführer at Kongress Media
Im Sommer auf dem Rennrad durch Bayern jagender Geschäftsführer von Kongress Media GmbH und N:Sight Research GmbH.