Cloud Office ist Treiber für den Digital Workplace – aber Digital Workplace muss mehr sein!

Letzte Woche habe ich ein Fazit aus einer kleinen Trend-Analyse zur Entwicklung der Digital Workplace Technologien auf LinkedIn veröffentlicht. Das Fazit lautete: Cloud Office weiterhin als zentraler Treiber der Digital Workplace Projekte in 2019. In mehr Worten zusammengefasst liest sich das so:

Für mich im kommenden Jahr bestimmend sind die Integrationsbestrebungen in eine für den Mitarbeiter einheitlich wirkenden Digital Workplace Umgebung. Der Treiber der Digital Workplace Konzepte ist weiterhin dabei die “Cloudification” der Produktivitätswerkzeuge (sprich Office-Anwendungen) – sehr zum Unbehagen der Kollaborations-Enthusiasten.

Diese Aussage fusst auf den vielfältigen Diskussionen und Gesprächen entlang unserer Konferenzen zu diesem Thema. Hiernach sind die Digital Workplace Strategien derzeit im Wesentlichen rund um das Thema “Cloud Office” aufgestellt. Damit (sprich der technologischen Einführung und der etablierten Nutzung dieser Cloud-Werkzeuge) gehen verschiedene direkte Herausforderungen aber auch Potentiale für die digitale Transformation der Organisation einher, die die Diskussion im kommenden Jahr bestimmen werden.

Cloud Office kommt mit zahlreichen neuen Herausforderungen – wie auch Enablern für das digitale Arbeiten!

Der Weg in die Cloud im Bereich der Office-Anwendung begründet sich zumeist aus Effizienz- und Kostengründen im klassischen IT-Deployment und der IT-Administration. Immer mehr IT-Verantwortliche wollen sich den Deployment- & Application-Management-Stress einsparen und die Potentiale von überall verfügbaren und immer aktuellen Office-Werkzeugen nutzen. Die Verbesserungspotentiale überwiegen dabei heute den generellen Sicherheitsängste und Ressentiments gegenüber der Cloud.

Damit einhergehend ist dann jeweils auch die Neuordnung und “Cloudification” der internen Dokumentenablagen. Betrachten wir den Platzhirsch Microsoft mit Office 365 (in der Enterprise-Versionen ab E1) – so kommt das Cloud-Office-Paket mit einer virtuellen Dateiablage und einem Sharepoint in der Cloud daher. Auch hier gilt der Deployment-Vorteil, dass die IT zu jedem Zeitpunkt die jeweils aktuellste Version verfügbar hat.

Neben den zahlreichen Potentialen bringen die Cloud Office Einführungen aber auch zahlreiche Herausforderungen mit sich, die viele Projekte erst mit zunehmender Größe und Komplexität zu spüren bekommen. Hierbei seien die technologischen Themen wie eigenes Backups/Archivierung von Cloud-Dokumenten, das Identity & Governance Management über eine verteilte Arbeitsumgebung mit Cloud Office als zentrale Instanz und ergänzenden Kollaborations- und Fachanwendungen sowie auch der globale Zugriff auf Ressourcen im Multi-Tenant-Kontext (sprich verschiedene Organisationseinheiten haben verschiedene Cloud-Speicher) sowie die Herausforderung der Verwaltung von Hybrid-Ansätzen zu erwähnen.

Auch die Migration der Dokumente zum Start des Projektes stellt für bestehende Unternehmen mit einer Dokumentenhistorie eine große Herausforderung dar.

 

Nun kommen aber mit den “Cloud-Office”-Plattformen (egal ob O365 oder G Suite) verschiedene “Huckepack”-Feature mit, die auch kollaborative Veränderungen mitbringen und damit den digitalen Wandel unterstützen:

Ein Aspekt ist dabei das kollaborative Arbeiten an Dokumenten in der Cloud – sprich das gemeinschaftliche Arbeiten an einer gemeinsamen Dokumenten-Version – was sowohl den E-Mail-Abstimmungsprozess von Dokumenten obsolet macht als auch das Working-Out-Loud-Prinzip unterstützt. Weiter bieten die Gruppenchat-Ansätze wie MS Teams (oder Google’s Enterprise Google Hangout bzw. die Integration von Slack im Google Ökosystem) weitere Ansatzpunkt für einen Huckpack-Wandel zu einer kollaborativeren Arbeitskultur.

Cloud Office kann nur ein Teil des Digital Workplace Konzeptes und der Employee Experience Strategie sein

Auch wenn die Cloud Office Pakete das digitale und kollaborative Arbeiten unterstützen und im “Huckepack” der Organisation unterjubeln – so muss das natürlich in einem Gesamtrahmen stehen. Wichtig ist, dass der Cloud-Office-Werkzeugkasten für die digitale Transformation der Organisation immer nur ein Bestandteil des Digital Workplace sein kann. Die “Huckepack”-Funktionen aus dem Gruppenchat/Enterprise Messaging ergänzen hier schon um synchrone Kollaborations- und Informationsmöglichkeiten. Gleichsam wichtig sind aber auch die asynchronen Kollaborationsnetzwerke à la Yammer, IBM Connections, Jive & Co (wie auch dt. Ansätze wie Coyo oder JustSocial).

Wichtig ist, dass der bereitgestellte Digital Workplace einen möglichst integrierte Sicht auf die Werkzeug-, Informations- und Kollaborationslandschaft des Unternehmens bietet und die Mitarbeiter optimal in der Erledigung ihrer Aufgaben unterstützt. Letzteres bedeutet, dass das Digital Workplace Konzept dem Anspruch einer guten “Employee Experience” genügen muss.

Vor diesem Hintergrund sind noch die neuen “Intranet-as-a-Service”-Konzepte anzuführen, die als Aggregationsplattformen in den Cloud-Office-Umgebungen ein integriertes Engagement-Portal versuchen anzubieten – indem sie aus den verschiedenen Anwendungs- und Informationstöpfen alle relevanten Einstiegspunkte und Informationen personalisiert in einem Portal zusammenführen.

Digital Workplace Tech FORUM als Erfahrungsaustausch & Wegweiser durch den Digital Workplace Tech Dschungel

Wie in dieser kurzen Zusammenfassung schon ersichtlich wird, bietet die Technologielandschaft zum Digital Workplace verschiedene Anwendungskonzepte mit ihren unterschiedlichen Potentialen und Anforderungen sowie dann auch verschiedene Wege für deren Integration und Zusammenführung für die Unterstützung bzw. die Behinderung einer besseren digitalen Zusammenarbeit.

Zum Austausch über die Anforderungen und Erfahrungen rund um die verschiedenen Technologieansätze haben wir im letzten Jahr das Digital Workplace Tech FORUM gestartet, welches sich mit diesem Themenfeld entlang von verschiedenen Projekterfahrungsberichten sowie auch Expertenbeiträgen beschäftigt. Für 2019 bieten wir mit Projektberichten von DFB, Evonik, E.On, Fraunhofer IWES, Schaeffler und Siga Services wieder einen spannenden Erfahrungsaustausch und freuen uns natürlich über interessierte Teilnehmer. In den kommenden Wochen werden wir an dieser Stelle noch einige Themen und Trends entlang von Beiträgen und Interviews diskutiern, um die Veranstaltung wieder einmal inhaltlich vorzubereiten.


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