Michael Greth: Mit Office 365 bietet sich ein dynamischer Baukasten für die Umsetzung eines Modern Digital Workplace!

Ergänzend zu den Diskussionen rund um das MS Teams Announcement von letzter Woche hatte sich auf LinkedIn eine Diskussion u.a. mit Michael Greth von der SharePoint Community ergeben, aus der spontan die Idee für ein vertiefendes Interview wurde. Michael Greth gehört zu den Sharepoint-Begeisterten der ersten Stunde und arbeitet als freier Berater und Trainer für Microsoft SharePoint Technologien. Er war schon öfters Teilnehmer und Mitwirkender auf unseren Veranstaltungen – wie auch Medienpartner mit seiner Community– & News-Site. Leider ist er dieses Jahr für den Termin des Digital Workplace Tech FORUMs nicht verfügbar, unterstützt uns aber wieder als Medienpartner und ist immer ein spannender Gesprächspartner zum Thema Microsoft Office 365 und SharePoint.

Dager freuen wir sehr uns über die Antworten von Michael im Rahmen unserer #dwtech19-Interviewreihe auf unsere Fragen rund um Office 365 und seine Einschätzung zu der weiteren Toolset-Etnwicklung. Das Interview wurde als klassisches Skype-Interview geführt und dann von uns transkribiert.

Michael  – Du bist unsere Medienpartner zum Digital Workplace Tech FORUM und Experte und Podcaster zum Thema Digital Workplace. Vielen Dank, dass wir ein kurzes Interview mit Dir führen können, aber kannst Du Dich kurz vorstellen?

[Michael Greth]: Ja – gerne. Ich bin Microsoft MVP für Office 365 Apps und Services und mache das schon seit 20 Jahren. Darüber hinaus betreue die Sharepoint Community und meine Lieblingsthemen sind derzeit Modern Workplace und Video im Unternehmen.

Modern Workplace ist auch das Stichwort, worüber ich mit Dir sprechen wollte. Wir organisieren das Digital Workplace Tech Forum, wo es um die technologische Realisierung des modernen digitalen Arbeitsplatz geht. Die Diskussion wird dabei im Moment von dem Hype um Office 365 getrieben – siehst du hast genauso?

[Michael Greth]: Ja – wenn du jetzt sagst “Microsoft 365” – dann sind wir auf der richtigen Spur. Denn Office 365 ist ja eigentlich schon die etwas ältere Variante weil mittlerweile geht Microsoft’s Kommunikation in Richtung Microsoft 365. Also – nicht mehr nur die Office-Anwendungen sondern Microsoft 365 bringt ja auch noch die ganze Administration und Windows alles unter einen Hut. Letztlich alles, per Abo und out-of-the-box –  die ganze Funktionalität von Microsoft.

Und das sieht man immer mehr, dass eine ganze Vielzahl von Tools unter einem Dach zusammen gebracht werden, so dass – wenn ich bestimmte Anforderung habe – ich mich aus diesem Toolset bedienen kann und mir dazu dann eine passende Lösung bauen kann.

Gut – wenn wir uns mal auf das klassische Konzept des Digital Workplace konzentieren, wo es um Produktivitäts-, Kollaborations- und Informationsanwendung geht. Was siehst du da von der Microsoft Seite als die zentralen Tools?

[Michael Greth]: Ja – das ist eine gute Frage. Also ich glaube nach wie vor, dass der ganze Baukasten – den man da so hat – permanent erweitert und aktualisiert wird, so dass man sich aus einem umfangreichen Baukasten bedienen kann

Beispiel SharePoint Online – da ist im letzten Jahr so viel Neues passiert: mit den Collaboration-Sites, mit den Hub-Sites, mit dem News-System und mit der Mobile App. Dass – wenn man noch ganz klassisch wie früher SharePoint baut und Internets aufbaut – man einfach mal auf die Tools schauen sollte und sich neu orientieren kann, wie man ein modernes Intraent – das mobil ist, eine super UI hat, um Berichte zu erfassen und Beiträge zu verteilen, und flexibel genug ist, um Strukturen abzubielen – mit einem SharePoint Online realisieren kann. Hier muss man sich allerdings in die Tools reinarbeiten und anschauen, wie man seinen eigenen Weg finden kann, um das zu machen – sprich mit einer Kombination uas Hub-Site, Configuration-Site und News-System. Da kann man heute zu großen Teilen ein klassisches Intranet ablösen und dieses in eine moderne Cloud-Lösung überführen.

Soweit zum Thema Content-Bereich – auf der anderen Seite sehen wir dann so Tools wie Microsoft Teams, das da ganz klar in den Bereich Collaboration – also Zusammenarbeit – geht. Microsoft Teams hat ja auch eine riesige Dynamik entwickelt, dadurch dass Microsoft – und das sehe ich so ein bisschen als der strategische Punkt dahinter – es quasi zum Kollaborations-Hub entwickelt hat. Ich habe im letzten Jahr immer mal gesagt: ‘Ich denke Teams wird so das neue Outlook’. Das heißt nicht, dass es damit E-Mail ablöst, sondern es charakterisiert ein neues Nutzerverhalten. Bisher mache ich in der Regel – wenn ich morgens meinen Laptop aufmache – irgendwie mein Outlook auf und das läuft dann irgendwie im Hintergrund. Ich gucke immer mal wieder meine E-Mails an und genauso wird das mit MS Teams werden – ich mache irgendwann morgens mein MS Teams auf und dann arbeite ich da täglich in meinen verschiedenen Teams, in denen ich drin bin, und kommuniziere damit und abends mache ich das wieder zu. So nach dem Motto – das wird schon meine zweite Anlaufstelle, wo ich meine Kollaboration in meinen Projekten mit organisiere.

Das sind so nach meiner Meinung die beiden Hauptpunkte – klassisches Intranet über SharePoint Online und Kollaboration direkt in solchen Tools wie Teams – in einem Digital Workplace, der dann aber auch eben alles unter einem Dach zusammenführt.

Jetzt gibt es im Hause Microsoft ja noch ein weiteres eingekauftes Tool – nämlich Yammer. Wie siehst du das? Ist das für die Zukunft gar nicht mehr in diesen Konzept integriert oder hat das ein anderen Anwendungsfall?

[Michael Greth]: Also – früher habe ich mal sagt, dass jedesmal wenn ich das Wort Yammer erwähne, muss ich ein Bier trinken. Sprich ich bin jemand, der ja recht kritisch damit umgegangen ist, aber mittlerweile habe ich auch aus der Praxis gelernt, dass Yammer definitiv seine Berechtigung hat.

Und Microsoft hat auch im letzten Jahr – nachdem es da über längere Zeit nicht so klar war, wie das positioniert und wie es weiterentwickelt wird – eine ganze Menge gemacht, um es dann komplett in Office 365 zu integrieren und ihm auch die Vision mit dieser Inner-Loop und Outer-Loop  zu geben, dass es quasi für die unternehmensweite Kommunikation ein sinnvolles Tool ist. Und ich – aus meiner eigenen Praxis aus vielen Veranstaltung, wo ich mich mit Verantwortlichen für Intranet aus Großunternehmen unterhalten habe – höre aus fast jedem dieser großen Unternehmen: “Ja – wir haben auch Yammer im Einsatz”.

Gerade so zur Kollaboration mit Blue Collar Workern – sprich mit denen, die keinen kompletten Arbeitsplatz haben, sondern die halt über Smartphone oder Tablets angebunden sind – und damit diese auch immer im Kommunikation-Loop mit dem Unternehmen bleiben, dafür ist Yammer ganz wichtig und hat eine wichtige Funktion zu erfüllen.

Natürlich hätte man lieber ein Tool, mit dem man alles machen kann, – aber das gibt im Moment bei Microsoft nicht und ob irgendwann mal die Funktionen von Yammer in Teams integriert werden, weiß ich auch nicht – aber definitiv hat Yammer damit aus meiner Sicht heute eine entsprechende Existenzberechtigung und man sollte sich das wirklich anschauen – insbesondere wenn man unternehmensweite Kommunikation betreiben will, die sich nicht unbedingt durch Teamarbeit charakterisiert.

Nun hat ja Microsoft letzte Woche ein Announcment rausgegeben, wonach die sogenannten Blue Collar oder Frontline Worker nun durch bessere mobile Funktionalität in den MS Teams-Client geholt werden. Damit wird Yammer an dieser Stelle noch mal weiter ausgehöhlt oder nicht?

[Michael Greth]: Es unterstreicht das, was ich gerade gesagt habe. Also ich würde natürlich auch eine Applikation begrüßen, die mich als Nutzer nicht zu der Frage zwingt: “Moment mal – mit wem will ich kollaborieren? Mit wem will ich eine Information austauschen? Oh – welches Tool muss ich dafür nutzen?” Vielmehr möchte ich als Nutzer einfach sagen – “Hey – ich möchte jetzt mit dem Björn kommunizieren” – und dann kann ich aus dem Tool heraus mir Dir kommunizieren und das landet dann in einer Teams Projektseite. Oder ich möchte jetzt etwas an meine MVP Kollegen kommunizieren – und da habe ich eine andere Gruppe, die mit einer Yammer-Gruppe gekoppelt ist, womit die Inhalte dort landen. Natürlich wäre schön, wenn das alles in einem wäre.

Die aktuellen Ankündigung, dass für die Frontline Worker das ehemalige StaffHub als Applikation abgeschafft wird und quasi in Teams integriert wird, zeigt eigentlich auch, wohin so die Richtung geht. Dass man nämlich versucht, diese Funktion auch in Teams zu integrieren. Da kann man sicherlich auf längere Sicht schon sagen, dass bestimmt weitere Funktionen – die derzeit noch in Yammer sind, auch in den Teams reinkommen.

Auf der anderen Seite werden solche Kommunikationsplattform nun auch nicht von heute auf morgen gewechselt, sondern man schaut sich das an, wie sich das weiterentwickelt. Und diejenigen, die bisher auf Yammer sind und die jetzt vielleicht auch etwas Neues in der Richtung machen wollen, sollten sich das auf jeden Fall angucken und wären da auch definitiv noch längere Zeit drauf bleiben, weil – wenn man es richtig eingeführt hat – auch gut funktioniert.

Kommen wir nochmals auf den ersten Punkt zurück – den Du als Baustein im Digital Workplace genannt hast – die Content-Sites. Da hast Du für mich eher einen klassischen Zwischenschritt skizziert – dass man mit SharePoint Online und dem Toolset ein neues Intranet aufbaut. Daneben hat sich ja noch ein Markt an “Sharepoint-in-a-Box” bzw. “Intranet-as-a-Service”-Lösungen entwickelt. Ist das nicht eigentlich die nächste Generation der Intranets? Standard-Lösung statt Eigenbau?

[Michael Greth]: Ja – das ist auch eine spannende Frage. Auch glaube ich, dass die ganzen Tool-Anbieter, mit denen ich letztens auch auf verschiedenen Konferenzen gesprochen habe, sich zunehmend umgucken müssen, weil immer mehr Funktionen, die diese Tools anbieten, ja mittlerweile “out-of-the-box” aus SharePoint geliefert werden.

Also wenn ich mir jetzt die neuen Web Parts oder die Modern-Sites anschaue, die heute in SharePoint Online drin sind, dann sind das ja alles Dinge, die man früher extra drauf gebaut hat, weil halt das Interface von SharePoint oder die Funktionalität  eingeschränkt war. Fazit ist – dass heute mit dem ständigen Mehr von SharePoint Online unten abgeknabbert wird – und oben müssen die Anbieter da ständig etwas drauf packen.

Sicherlich positionieren sich solche Toolbox daüber, dass sie bestimmte Templates, Vorlagen Funktionalitäten bieten, die es ermöglichen, schnell eine Lösung zu bauen. Auf der andere Seite muss man aber auch sehen, dass sich SharePoint da auch Schritt für Schritt weiterentwickelt. Also sicherlich ist noch Raum für diese Lösungen, weil man sieht ja auch, dass es mittlerweile diverse Anbieter gibt und die auch relativ erfolgreich sind.

Aber das gab es auch früher schon auf dem klassischen SharePoint – dass man entweder etwas “out of the box” genommen oder auch Ergänzungen eingesetzt hat. Zwar gab es da nicht diesen großen Umfang mit externen Toolboxen – wie sie heute bestehen, aber möglich war es. Aber das ist heute dann eben auch so schön daran – man hat die Wahlfreiheit und kann es sich eben aussuchen.

Und – vielleicht noch mal zurück zu dem Begriff “Zwischenschritt”. Auch ich habe mir über längere Zeit jetzt Gedanken gemacht, braucht man überhaupt noch so ein klassisches Intranet? Sprich eine Seite mit Abteilungen, mit reichlich aufgebauten Strukturen und so weiter? Oder kann man das nicht alles mittlerweile über Teams oder über irgendwelche anderen Dinge lösen?

Erstaunlich ist aber, wenn man mit Anwendern spricht, dass alle immer noch so dieses klassische Intranet schätzen. Mir hat mal jemand gesagt, dass das Intranet “die BBC in unserem Unternehmen” ist. Sprich der “Single Point Of Truth”! Das was man im Intranet finden kann, sind die wahren Informationen und die richtigen Dokumente. Im Intranet liegt das, was sozusagen State-of-the-Art ist – oder was verbindlicht ist. Insofern denke ich mir, dass ein bisschen geführter Content und strukturierter Content für alle im Unternehmen recht hilfreich sein kann und dafür kann man jetzt mit SharePoint Online so ein modernes Setup wählen, bei der man also flexibel die eine Abteilung von einer in ein andere Hierarchie reinschieben kann – ohne dass man da riesengroß irgendetwas an irgendwelchen Skripten aufrufen muss, sondern man hängt das einfach in andere Hub-Site rein.

Und da denke ich mir – besteht nach wie vor immer noch der Bedarf für so gewisse strukturierte Information, weil einfach noch ganz viele Mitarbieter an so etwas gewöhnt sind und man sie dann auch dort abholen kann. Dann kann man sie aber auch an eine neue Arbeitsmethoden und neue Arbeitstools heranführen.

Du bist ja sehr nah dran an den ganzen Entwicklungen und verfolgst das ja sehr intensiv. Was ist deine Prognose? Wohin geht’s da jetzt noch in den nächsten zwei bis fünf Jahren?

[Michael Greth]: Also ich denke mir, dass diese Tools immer mehr erweitert werden. Wir werden ganz viel KI in diesem System sehen. Das ist – so glaube ich – einer der ganz großen Trends sein. Aber da muss man auch nicht der super Hellseher sein. Man sieht schon heute, wieviel KI mittlerweile in Office 365 drin ist. Und das sind so die kleinen Dinge, wie z.B. die Designvorschläge in PowerPoint, die Designvorschläge in Excel oder die Spracherkennung und das Ganze, was auf Microsoft Stream passiert mit automatischer Transkription und so weiter.

Da werden wir immer mehr Dinge sehen, die quasi plötzlich als Funktion zur Führung stehen, von denen wir jetzt nicht mehr ganz hundertprozentig genau wissen, wie diese Informationen entstanden sind. Das ist ein ganz starker Trend.

Und ein weitere Trend wird sein, dass die gesamte Plattform immer mehr mit zusätzlichen Funktionen out-of-the-box angereichert wird. Da werden wir sehen, wie noch ein neues Tool hinzukommt, ein bestehendes wird erweitert und an anderer Stelle kommen neue Funktion rein.

Das sind so meine beiden Hauptthemen – die ich da für die Zukunft sehe.

Wir danken Michael Greth für das Gespräch und die tollen Informationen